Cómo escribir una carta de respuesta de negocios

Cuando respondes a una carta o a una solicitud de clientes, asociados o colegas de trabajo, es importante mantener la formalidad adecuada. Tu comunicación escrita bien puede ser la primera y posiblemente la única correspondencia entre tú y el remitente original, así que es crucial lograr una buena impresión.

Comienza tu carta de respuesta haciendo referencia a la carta original que recibiste. Usa una línea de apertura como "Haciendo referencia a tu carta" o "Gracias por tu carta/correo electrónico". En este momento parafrasea algunos de los puntos más importantes mencionados en la carta recibida. Esto le permitirá saber a tu contacto que comprendiste su mensaje y su postura. Este es un elemento importante si estás tratando con un jefe o con un cliente, y aún más importante si alguno de ellos está levantando una queja. Recuerda no usar su nombre de pila a menos que sean amigos cercanos o colegas de trabajo y él lo haya usado en la carta original. Para dirigirte a alguien con quien no sueles entablar una conversación, lo formal es lo mejor. Usa el apellido precedido por Sra. o Sr. si conoces el nombre de la persona; y si no lo conoces usa "Estimado Señor o Señora".

Luego de tu introducción, continúa abordando la pregunta, la consulta o la queja. Responde a cualquier cuestión o deriva la persona a alguien que tenga la respuesta y haz tu mejor esfuerzo para resolver cualquier problema. Ante una queja, asegúrate de pedir disculpas por el tema en cuestión. No te pongas a la defensiva o agresivo sobre el tema, expresa tu postura de manera amable y sin prejuicios. Puedes usar una frase como "Le pido disculpas por el inconveniente ocasionado. Estaría encantado de hablar con usted para encontrar una solución a su queja. Su negocio es importante, y espero mantenerlo como cliente".

Cierra tu carta usando una frase que anticipe los eventos futuros, discúlpate una vez más u ofrece ayuda. Algunas frases aceptables comunes incluyen: "Si necesita más información, no dude en ponerse en contacto conmigo", "Nuevamente, le pido disculpas por cualquier inconveniente ocasionado", o "Espero su respuesta". Mantén la formalidad a medida que terminas la carta. Para un destinatario que no conoces, o si te estás dirigiendo a un departamento completo, usa "Atentamente" seguido de tu nombre. Si conoces el nombre, usa "Sinceramente". Para un amigo o un colega de trabajo cercano tanto "Mis mejores deseos" como "Saludos", son apropiados.