Cómo escribir un discurso de bienvenida para una reunión de negocios

En el mundo de los negocios existen estructuras jerárquicas que establecen el orden en la ejecución de tareas. De esta manera cada miembro de la organización cumple roles definidos, y con estos roles se asignan tareas. Para cualquier organización el equipo gerencial formula lineamientos para el trabajo.

Usualmente el CEO o Director Ejecutivo de una compañía cumple diversos roles dentro de la organización. El más importante es el papel de Líder, asesorando y promoviendo cambios para cumplir la misión organizacional. Igualmente debe ser visionario para identificar en el futuro oportunidades de cambio y transmitirlas logrando el vínculo comunidad- organización.

Es responsable de tomar decisiones y formular políticas para la planificación de los distintos cursos de acción en las operaciones. También como Gerente debe supervisar las operaciones, gestionando los recursos humanos, físicos y financieros de la organización.

Como consecuencia de esos roles el CEO debe informar a los miembros de la Junta Directiva y a todo el personal. Comunicando resultados y perspectivas para el futuro desempeño, motivándolos hacia el logro de metas. Es su responsabilidad ofrecer una imagen fuerte y positiva de la organización para todas las partes interesadas.

Esta comunicación puede realizarse por distintas vías, de acuerdo a quién va dirigido y cuál es el propósito. Con frecuencia la información dirigida a todo el personal y a los clientes se hacer por escrito. Para la junta directiva, usualmente es a través de una disertación oral en las reuniones anuales.

La presentación ante la directiva requiere la preparación de un discurso de bienvenida que pueda motivar a los oyentes. Escribir un discurso requiere un enfoque y un estilo de escritura diferente de cualquier otro escrito de negocios. Un discurso de bienvenida debe tener menos de 20 minutos de duración y ser ligero y de algún modo inspirador.

Por lo general habrá una carta de bienvenida de un alto ejecutivo que acompañe la invitación para las reuniones corporativas. Tu discurso no debe ser una versión comentada de esa carta, el tema es similar pero su propósito es inspirador. Forbes nos ofrece reglas para transmitir un discurso inspirador.

Prepárate para escribir tu argumento revisando y visualizando discursos que te han estimulado o energizado en el pasado. Speechclass.com ofrece temas e ideas que te pueden ayudar a construir tu discurso.

Establece tu propio humor o tono emocional para que coincida con ese discurso y tu escrito expresará esa energía. Reconoce las contribuciones de patrocinadores e inversores, y agradece a las personas que organizaron la reunión. Da la bienvenida a la audiencia y a los asistentes, destacando a los invitados especiales u oradores.

Identifica con claridad el propósito de la reunión de negocios y el tema central que se discutirá o presentará. Tu discurso debe mantener el tono y la intención de la reunión, introduciendo brevemente los principales temas de la reunión. Establece los objetivos de la reunión y cuenta una historia corta que ilustre esos objetivos.

Este es un buen momento para destacar a los empleados que ejemplifican el logro de los objetivos y metas. Reseñando algún detalle de sus acciones y el compromiso reflejado en su trabajo ejecutado con ética. Describa brevemente la agenda de la reunión, aludiendo a cada segmento, explicando la estructura y funcionamiento de la sesión.

Incluye una sección de anuncios para agregar cualquier información o cambio que deba atraer la atención del grupo. Esto es para las cosas que surjan a último minuto. Si no sucede nada que requiera ser anunciado, simplemente omite esta sección en tu discurso.

Termina agradeciendo nuevamente a los asistentes, los patrocinadores y el comité organizador, presenta al siguiente orador con una transición cautivadora.

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Los discursos corporativos exitosos se parecen más a una lista de citas que a una página de prosa lírica. Las oraciones deben ser cortas y las palabras simples. El tono debe ser sincero y personal pero no demasiado informal o humorístico.

No corras riesgos al presentar los temas. Los discursos de bienvenida del presidente o el CEO no son momentos ni lugares apropiados para presentar controversias. Se supone que deben ser inspiradores y servir como una introducción para el resto del programa.

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