Cómo escribir un contrato para eventos

Planear un evento requiere un montón de trabajo. Por cada individuo o compañía cuyos servicios contrates, necesitarás un contrato para protegerte de que te cobren de más o que te quedes estancado sin esos servicios el día del evento. Usa un lenguaje llano y conciso cuando escribas un contrato para un evento, para que no haya espacio para una mala interpretación en ninguna de las partes.

Compila toda la información que necesitas incluir en el contrato en un documento, para tu referencia. Esto incluye los nombres y la información de contacto, tanto la tuya como la de la compañía o el individuo, incluyendo dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico, la fecha del evento, la hora a la que requieres que aparezcan los trabajadores, la hora a la que comienza el evento y a la que se espera que finalice. Escribe una lista de cualquier equipamiento relevante que vayas a proporcionar, y qué esperas que traiga el trabajador contratado. Por ejemplo, si contratas a un DJ, aclara si puedes suministrar los altavoces, pero el DJ es responsable de los cables.

Crea un formulario con secciones para la información de contacto, las fechas y las horas enumeradas, así como las expectativas de tu lista. Para un contrato ya formado, Microsoft Office ofrece varias plantillas gratuitas entre las que elegir.

Escribe un acuerdo de pago estableciendo tu nombre como el pagador, el nombre del trabajador contratado (o el nombre de la compañía) como el receptor, la paga por hora o la general y cualquier tarifa adicional que sea responsable de añadirse o de sustraerse (establece específicamente por qué podría pasar esto, si es aplicable). Incluye el método de pago (cheque, efectivo, Paypal) y cuándo se hará el pago. Si el pago se va a efectuar el día del evento, indica si se hará antes o después de que se completen los servicios.

Escribe una sección específicamente para las devoluciones y las cancelaciones, y establece explícitamente cuáles son tus bases para no pagar. Incluye un tiempo para permitir cancelaciones. Por ejemplo: "la compañía puede cancelar hasta 48 horas antes del evento, o se les impondrá una tarifa". Establece también cuáles serán las tarifas.

Escribe una sección para cualquier otro artículo negociable para tu evento y cómo se pueden resolver. Por ejemplo, si el evento es en exteriores, incluye un plan de "día lluvioso" o indica si cancelarás el evento, cómo lo notificarás al trabajador contratado, y qué compensación (si la hay) recibirán.

Crea una sección con tu nombre completo y el de los trabajadores, escritos con una línea para la fecha y la firma. Copia el contrato firmado para el trabajador, y mantén una copia adicional para tus registros.