Cómo hacer un cheque en dólares

Aun cuando el uso de cheques personales va en franco descenso en EE.UU., especialmente debido a la rapidez y comodidad de las transferencias bancarias en línea o por aplicación móvil, la tarjeta de débito y el cajero automático, todavía son bastante utilizados estos instrumentos financieros, especialmente como un método conveniente para la transferencia de dinero entre cuentas o para enviar pagos por correo. Sin embargo, llenar los datos en un cheque amerita la atención sobre la forma de escribirlos. Aquí podrás encontrar una amplia explicación de cómo hacer un cheque en dólares.

Los cheques son documentos bancarios que ordenan a un banco que pague una suma específica de dinero al portador. La persona o entidad que emite el cheque se conoce como el pagador o librador, mientras que la persona a quien se le escribe el cheque es el beneficiario. Los cheques pueden ser canjeados o depositados. Los cheques generalmente se emiten contra una cuenta corriente, pero también se pueden usar para negociar fondos de una cuenta de ahorros u otro tipo de cuenta.

En los cheques deben colocarse como datos fundamentales la fecha, destinatario y monto a cobrar. Este monto debe escribirse de dos formas: en letras y números. Para ello, cada cheque tiene una línea designada para colocar la cantidad que debe hacerse efectiva mediante el cobro del cheque. En todo caso, siempre es importante dejar en claro que el titular de la cuenta no tiene intenciones de colocar centavos en la cifra a cobrar, porque esto evitará que este instrumento bancario sea malinterpretado y haga difícil su cobro.

Antes de comenzar a llenar un cheque por primera vez, es crucial que identifiques cuáles son las partes que lo conforman, ya que unas de ellas se encuentran ya preimpresas, y otras serán escritas en el momento en que el cheque sea llenado:

• Información de la cuenta;
• Número del cheque;
• Fecha de emisión del cheque;
• Destinatario o beneficiario;
• Cantidad del cheque en números y letras;
• “Notas” o “memo”;
• Nombre y logotipo del banco;
• Firma;
• Número de cuenta bancaria; y
• Número de ruta.

Una vez que hayas identificado todas las partes del cheque, es momento de llenarlo. A continuación, te explicamos cómo.

Entre los datos que se precisan en el cheque se encuentran el día, mes y año que debe realizarse el cobro del cheque. Generalmente, el espacio para ello depende del diseño del cheque. A veces está en la parte inferior izquierda del cheque, y en ocasiones en la parte superior derecha. Aunque la línea donde deben colocarse los datos de la fecha tiene una amplia extensión, es aceptable que quien escribe el cheque lo haga haciendo uso de abreviaturas y números.

Otro dato fundamental es el nombre de quien hará efectivo el cheque, es decir, a quién va dirigido. Este dato se coloca en una línea en la parte superior. Hasta hace poco era común que el titular de la cuenta girara cheques colocando en la línea prevista para el nombre solo la expresión “al portador”; sin embargo, se trata de una práctica en desuso. Ahora se sabe que esto puede ocasionar gastos extras por el endoso doble del cheque y que además hace más difícil llevar un control sobre quien efectivamente lo cobró, incluso este puede ser robado y cobrado por el delincuente.

Una práctica de seguridad que se mantiene, hasta el día de hoy, es escribir una línea paralela luego del nombre en la línea de “Páguese a la orden de” o “Pay to the order of”. Esto se hace para evitar que el nombre sea alterado y, así, que el cheque pueda ser cobrado por otra persona.

Seguido del nombre del portador y a la derecha, se encuentra generalmente una casilla donde debe escribirse la cantidad exacta del monto del cheque. Este monto debe escribirse en número, seguido de un punto decimal, además de dos ceros. Precisamente, en la colocación de estos dos ceros es donde radica la precaución, pues si el monto del cheque es de US $47 debe escribirse exactamente US $47.00. Esto es con los ceros decimales y sin dejar espacio entre la cifra y el signo de dólar. Este procedimiento evita que la cifra sea alterada, puesto que si en lugar de escribir US $47.00 se escribe US$ 47.00 fácilmente la cifra puede convertirse en US $947.00.

Inmediatamente debajo del nombre de la persona a quien va dirigido el cheque y para designar la cantidad que se va a cobrar, debes escribir la cantidad de dinero en dólares con letra sobre una línea que termina con la palabra "dólares" en forma preimpresa, seguido de una expresión referente a los decimales de la cifra. Específicamente, hay que tener la precaución de colocar, después del número escrito con letras, los dos ceros en forma de decimal. Para ello debe colocarse la expresión “y 00/100” por cuanto esto indicaría que la operación bancaria es de cero centavos, o colocar los centavos que sean en vez de “00” en ese lugar. Otra medida preventiva es dibujar una línea paralela desde donde termina la fracción hasta donde termina la línea en el cheque.

No es posible cobrar un cheque si no tiene la firma del titular primario de la cuenta. Una cuenta corriente puede tener más de un firmante autorizado, por lo que cualquiera de los mismos puede firmar. Recuerda que al momento de firmar, debes ser claro y legible, hacerlo con pluma, y usar la misma firma que tiene el banco en sus registros.

Las notas o “Memo” son opcionales. Anotar el motivo del pago puede ayudarle al beneficiario a llevar un récord de los pagos recibidos o el motivo del pago, o a ti, para que puedas saber qué fue lo que pagaste. Por ejemplo, puedes anotar "Renta", o "Compra de suministros de limpieza".

Hacer el balance de un talonario de cheques consiste en asegurarte de que anotaste todos los cheques emitidos en el talonario y que los registros que has llevado de tus transacciones coinciden con tu estado de cuenta, por lo que has corroborado que la cantidad de dinero que tienes en tu cuenta, disponible para hacer uso de ella, es la correcta.

Como no se sabe cuándo será cobrado el cheque, el no hacer el balance pudiera hacerte gastar el dinero destinado a cubrir el cheque sin que te des cuenta, pensando que tienes más dinero del que en realidad tienes disponible. Lo que sucedería después es que, al ser cobrado el cheque días o semanas después, pudiera haber fondos insuficientes en la cuenta. Este paso sencillo podrá ahorrarte muchos dolores de cabeza y posibles cargos por fondos insuficientes.

La forma más fácil de balancear tu chequera es escribir en el talonario cada transacción a medida que se produce, anotando, de cada cheque en las columnas correspondientes, el número, fecha, destinatario y la cantidad. Hay que mantener el saldo al corriente. Lo logras restando del balance no solo los cheques, sino también otros retiros que hayas realizado, como por ejemplo, del cajero automático o los pagos con la tarjeta de débito, y sumando los créditos o depósitos. No olvides anotar y descontar también todas las transacciones de compras que hagas en línea.

El endoso es el ceder la propiedad de un instrumento legal hacia otra persona, en este caso, el cheque. Si se trata de un cheque endosable, dispones de las líneas de endoso en el reverso del cheque. Allí colocarás el nombre de la persona a quien le estás dando el cheque, quien lo hará efectivo o quien lo deposita. En caso de que sea solo para depósito, debajo de la expresión “sólo para ser depositado en” aparece una línea donde deberás colocar el número de la cuenta donde se depositarán los fondos del cheque. Asimismo, debajo de estas líneas hay una más, donde debes colocar tu firma.

Es posible que necesites anular un cheque por diversas razones; por ejemplo, porque cometiste un error o porque alguien te pide un cheque de tu chequera para asegurarse de tener la información de tu cuenta bancaria correcta. Es fundamental que lo anules antes de entregarlo, y así evitar que alguien pueda acceder a los fondos de tu cuenta de cheques. En estos casos, necesitas anotar “VOID” o “NULO” con letras grandes en el cheque, o en lugares clave como la línea donde va la firma, o la esquina superior donde se anota la cantidad en números. No olvides registrar ese cheque anulado en tu talonario, para no perder la claridad a la hora de realizar el balance.

En caso de que desees anular un cheque que ya fue entregado, solo será posible si aún no ha sido depositado. Deberás comunicarte con tu institución financiera y proporcionar el número de cheque, el nombre del beneficiario, el importe total exacto, la fecha, y tu número de cuenta. Algunos bancos cobran una cantidad por la transacción. El banco pudiera tener habilitado en su sitio web la opción de que realices la anulación del cheque tú mismo en su portal. De no ser así, tendrás que comunicarte directamente al banco, por teléfono o en persona.

Te compartimos algunos consejos de seguridad al usar cheques que podrán ayudarte a ser más eficiente con el uso de tu cuenta corriente y tus cheques.

• Nunca firmes cheques en blanco, para evitar que accedan a los fondos de tu cuenta bancaria.
• Nunca llenes un cheque con lápiz, ya que cualquier persona podría borrar los datos. Asegúrate de utilizar letra legible y llenarlos siempre con bolígrafo.
• Asegúrate de tener los fondos suficientes en tu cuenta bancaria para el cobro de ese cheque, y así evitar sobregiros.

Es necesario que sepas que si cometiste un error al escribir los datos en el cheque, no debes tratar de enmendarlo sobrescribiendo o tachando, porque esto incrementará el riesgo de cheque inválido. Es preferible que optes por hacer un nuevo cheque. Para conservarlo en tus registros coloca “Nulo” al cheque que estás cancelando, en un sitio visible.

En Estados Unidos, un cheque tiene una validez de seis meses. Después de ese plazo, el cheque pierde validez y el beneficiario no puede cobrar el cheque.

No es necesario que llenes la sección de “Notas” o “Memo” en un cheque, a menos de que el beneficiario te lo pida expresamente, o a ti te sirva. El llenar esta sección es opcional, y puede ayudar al beneficiario, o a ti, a mantener claridad en los registros.

Si no conoces el nombre de la persona u organización a la que le harás el cheque, puedes escribir “efectivo” o "al portador" (“cash” en inglés) en la línea del beneficiario. Esta acción permite que cualquiera pueda cobrarlo o depositarlo. Puede ser riesgoso si el cheque es robado o se extravía.

Es posible poner más de un beneficiario, en cuyo caso, el que puedan cobrarlo depende de como lo escribiste. Si pusiste, por ejemplo, dos nombres unidos por "y" o una coma, ambos tendrán que endosar el cheque para cobrarlo. Si escribiste los nombres unidos por "o", cualquiera de los mismos puede cobrarlo o depositarlo con una identificación válida.