Cómo escribir una carta solicitando una reunión

En algún momento de nuestras vidas nos hemos visto en la obligación de escribir una carta de queja. La queja ante un Consejo Escolar es una misiva formal que debe dirigirse respetuosamente a todo el consejo o un miembro específico. Aunque nos podemos guiar en el conocimiento básico sobre cómo escribir una carta formal, hay ciertos consejos que podemos proveer para que logres resolver tus problemas sin llegar a acciones drásticas.

La estructura básica de una carta consta de: lugar y fecha, persona u organización a quien se dirige, cuerpo y firma. En el encabezado de la carta de queja, la dirección es muy importante. Por ello, antes de sentarte a escribir, debes investigar el nombre de la persona con mayor poder de decisión en esa instancia, y así el documento no pasará desapercibido. No olvides proveer de un título a esa persona que leerá tu reclamo, “Estimado/a” es bastante usado, y también podrías recurrir a títulos universitarios y profesiones. Ten cuidado al utilizar abreviaturas y símbolos.

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Una carta de queja se trata de la argumentación de un problema o la crítica a alguien que consideramos puede mejorarse. Quien lee nuestra carta debería poder identificar el objetivo principal de la misiva con sólo leer las primeras dos líneas del cuerpo, así que evita las introducciones largas.

Presenta con claridad porqué escribes la carta y cuál es exactamente el problema, para ello, debes emplear un lenguaje lo más descriptivo posible, pero no exageres; si tu carta es demasiado larga, el destinatario no leerá con detenimiento y puede que concluya la lectura con una idea incompleta. Una extensión ideal sería de una cuartilla con letra Arial 10 e interlineado de 1,5 líneas.

Usa un tono respetuoso en todo momento, no olvides mencionar personas, fechas y momentos relevantes al problema para así sustentar la credibilidad de tu información. Está permitido extenderse un poco, siempre y cuando las descripciones sean pertinentes para la situación. Además, puedes incluir luego una solución ya pensada que le facilitaría la tarea a quien lee tu carta, de esa forma, el destinatario olvidará que se trata de un reclamo y verá tu aporte como una crítica constructiva.

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En algunos casos, tu carta puede ir acompañada de documentos adicionales que brinden información adicional. Por ejemplo, si la queja se trata de un asunto económico, debes incluir anexos de facturas, cheques enviados, presupuestos, fotos, videos, para así dar una idea del manejo de fondos del Consejo Escolar.

Por otro lado, no envíes documentos originales como material adjunto, sino únicamente copias, y muestra los originales sólo cuando el destinatario asegure comprometerse en brindarte una solución. Asegúrate de explicar en el cuerpo de la carta cuáles son los materiales que estás incluyendo y cómo son pertinentes al caso.

Mantén una actitud constructiva, así podrás avanzar en la mediación. Ser autoritario no implica obligar a otros a pensar como nosotros, sino en mantener un lenguaje de calidad, lleno de conocimiento sobre los derechos y responsabilidades del Consejo Escolar.

Si escribes mientras estás molesto, podrías sumar amenazas e insultos en tu carta, lo que complicaría la situación que planteas y haría imposible llegar a una solución justa para todos. Evita también los comentarios sarcásticos y recuerda que el destinatario es alguien que te lee con la intención de ayudarte.

De ser posible, señala un periodo exacto en el que te gustaría que el problema sea resuelto, así sabrás cuanto debes esperar para luego proceder por otras vías. Si la fecha pasa y no han respondido, puedes llamarlos o escribirles al correo electrónico para confirmar si fue recibida.

Si luego de un largo tiempo aún no recibes información, debes llevar tu reclamo a alguien más arriba en la cadena de mando, reescribiendo una nueva carta donde informas sobre tu intento previo de la forma más clara posible. Recuerda que quizás el director de la Escuela o el superintendente no tendrán conocimiento sobre la carta que has entregado al consejo. Limítate a las deficiencias concernientes al caso y no desacredites a quienes no han respondido tu carta, ya que esto podría verse como un ataque personal.

“Atentamente” es una de las despedidas más usadas, y existen muchas otras, sólo evita aquellos cierres impersonales como “Buenos deseos”. Asegúrate de dejar un espacio en blanco donde puedas firmar con comodidad.

Una carta escrita a mano puede ser ignorada fácilmente, ya que un empleado que pertenece al Consejo Escolar, no perderá su tiempo intentando descifrar la caligrafía ajena. Si redactas a mano, asegúrate de hacerlo con letra legible, sin palabras tachadas ni manchas de tinta. Recomendamos que escribas tu carta en computadora, ya que la letra imprenta es más fácil de leer y brinda un aspecto formal.

Una vez terminada tu carta, relee las veces necesarias para detectar problemas de ortografía y gramática. Recuerda que los errores de redacción son una influencia negativa, y de haberlas, los demás percibirían tu carta como poco seria.

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