Cómo escribir una carta para rechazar la oferta de un proveedor

Ya sea que estés asociado a una escuela, a una organización o a un negocio, es posible que los proveedores se acerquen a ti para ofrecerte sus servicios o productos. Si no estás interesado en lo que venden, si tienes una mejor oferta de otro proveedor que vende un producto o servicio similar, o si no estás interesado por el momento pero quieres considerar su oferta para el futuro, debes seguir algunos pasos básicos para comunicarle al proveedor que no te interesa su oferta.

Dale a tu carta el formato utilizado en las cartas de negocios. Esto significa que todo el contenido debe estar alineado a la izquierda, con espaciado sencillo, con una línea completa en blanco entre cada elemento y un párrafo. Es preferible utilizar el membrete de tu empresa.

Incluye la dirección para regresar la carta. En la primera línea escribe el nombre de la calle, en la segunda tu ciudad, estado y código postal. Si estás usando el membrete de tu empresa y este ya contiene una dirección de retorno específica, este paso no es necesario.

Escribe la fecha en la que estás escribiendo la carta después de la dirección de retorno. Para seguir el formato de las cartas profesionales de negocios, escribe primero el día, después el mes y finalmente el año. No es necesario colocar comas en este formato de fecha. Deja una línea en blanco completa después de la fecha.

Identifica al destinatario de tu carta. Esta sección está compuesta por cinco líneas. La primera contiene el nombre completo del destinatario, la segunda su título (por ejemplo, gerente), la tercera indica la compañía para la que la persona trabaja, la cuarta el nombre de la calle y la quinta indica la ciudad, el estado y el código postal.

Inicia y termina correctamente tu carta. El saludo inicial aceptado más comúnmente es "Querido", seguido del nombre del destinatario de manera formal, como Sr. John Smith o Sra. Sally Walker, seguido de dos puntos. El cierre más comúnmente aceptado es "Sinceramente", seguido por una coma y tres espacios en blanco en los que deberás colocar tu firma. Después de tu firma escribe tu nombre, tu puesto y tu empresa.

Explica que leíste su oferta pero que no la requieres por el momento.

Explica por qué no te interesa, ya sea por cuestiones de tiempo, de necesidades actuales o de costos. Si el proveedor sabe la razón por la que no te interesa por el momento, quizá te haga una segunda oferta que se adapte mejor a tus necesidades.

Agradécele por haberte ofrecido una oferta. Dile cuándo te gustaría contactarlo de nuevo, si estás interesado.