Cómo escribir una carta de invitación para el invitado de honor de un evento

Pedirle a alguien que sea el invitado de honor en un evento puede ser una tarea fácil; después de todo, ¿a quién no le gustaría ser honrado en un evento? A menudo son académicos, políticos, empresarios y otros personajes destacados a quienes se les invita a desempeñar este cargo. Estas personas van al evento como un favor hacia la organización anfitriona. Por lo tanto, cuando escribas la carta, debes usar un tono positivo y usar métodos de persuasión para convencer a la persona honrada de que asista.

Carga la impresora con papel membretado de tu organización, si es que tienes una. La persona honrada debe saber que la invitación parte de una organización legítima, especialmente si no la conocen de antemano.

Escribe la fecha y deja una línea en blanco. Escribe el nombre del destinatario, el de la organización y la dirección en distintos renglones. Deja otra línea en blanco.

Escribe el saludo de la siguiente manera: "Estimado/a Dr./Dra. o Sr./Sra. (apellido)", seguido de dos puntos y deja otra línea en blanco.

Comienza el primer párrafo felicitando al destinatario por su trabajo. Explica cómo él y su trabajo han robado tu atención y la de tu organización, y cuéntale sobre tu empresa. Sé halagador pero no efusivo, pues el destinatario podría sentir que no estás siendo sincero.

Invítalo al evento. Explícale de qué se trata exactamente el evento, lo que pasará y cuán formal será. Destácalo y véndeselo no sólo como algo que disfrutará, sino como una función que le dará publicidad positiva.

Dile cuál será su rol. Si tiene que dar un discurso o cortar la cinta para inaugurar un nuevo edificio, pues debe saberlo. Dile que es lo que se le pagará. Si vas a costear sus gastos de viaje o a darle un honorario por el evento, deberías mencionar a cuánto ascenderá el honorario y los gastos que cubrirás, como las tarifas del hotel y de los gastos menores.

Dile al destinatario cómo ayudará el evento a tu organización, si es el caso. Explica si las ganancias del evento beneficiarán a una institución de caridad o financiarán algún programa especial dirigido por tu organización, debes informarle todo eso.

Agradécele por su tiempo y dile en qué fecha necesitas una respuesta. Incluye tu información personal de contacto, como tu número telefónico y dirección de correo electrónico, por si quiere hacerte alguna pregunta.

Envía la carta y espera la respuesta. Si no tienes noticias suyas para la fecha límite especificada en la carta, llámalo y pregúntale cuáles son sus intenciones.