Cómo escribir una carta eficaz para una solicitud de recursos adicionales

Cuando pides más de algo, recuerda el viejo proverbio chino, "Hablar no cocina el arroz". Puedes crear una carta de solicitud mecánicamente perfecta, que siga el formato establecido y las directrices estructurales. Pero para que tu carta sea eficaz, debes elaborarla lo suficientemente convincente para impulsar la acción. En lugar de simplemente indicar los motivos de tu solicitud, destacar cómo será la concisión va a beneficiar a tu lector. Fundamenta tus justificaciones siempre que sea posible y evita comentarios negativos o desesperados, que inevitablemente desanimen el apoyo. Cuanto más te enfoques en los resultados positivos, más fuertes serán tus posibilidades de obtener los recursos adicionales que solicites.

Comienza con un comentario amable y luego describe brevemente el contexto de tu solicitud. Acentúa los aspectos positivos de la empresa para la que necesitas recursos adicionales. Si es posible, proporciona evidencia. Por ejemplo: "Confío en que esta carta te encuentre bien. Estarás encantado de saber que nuestro proyecto XYZ está a punto de concluir y que nuestro cliente mutuo no podría estar más feliz. Ten en cuenta los comentarios favorables que hizo en su última carta, los cuales te he adjuntado".

Describe el problema o "blip" que debes resolver con recursos adicionales. Una vez más, sé conciso. Por ejemplo, "En pocas semanas para el final, nos encontramos cortos de recursos. Dos miembros clave del equipo han tomado licencia debido a una emergencia familiar desafortunada, algo que no podíamos haber previsto".

Presenta tu solicitud de recursos adicionales especificando claramente lo que necesitas y para cuándo. Independientemente de las circunstancias, sé cortés y no exigente. Por ejemplo, "¿Podrías autorizarme a contratar ayuda adicional para cumplir con nuestra fecha tope? Si bien puedo arreglar para dos personas calificadas para el próximo lunes, tendría que tener tu permiso por escrito antes del final del día de mañana".

Explica los beneficios que el lector disfrutaría al conceder tu petición. Sugiere cómo podría conseguir más de lo que necesita o valora, o cómo podría minimizar o evitar consecuencias desagradables. Si tienes varias razones de peso, preséntalas de más a menos importante, junto con cualquier evidencia de apoyo. Por ejemplo: "Al permitirme obtener ayuda adicional, cumpliríamos con nuestro plazo y reforzaríamos tus posibilidades de conseguir el próximo proyecto, que entiendo que será anunciado el próximo mes. Además, como puedes observar en mi detalle adjunto, el fondo de contingencia que nos pusimos de acuerdo dejar de lado al principio cubrirá con creces el costo. Recuerda también, la disposición es temporal; necesitamos la ayuda adicional por sólo dos semanas".

Repite tu solicitud y tu urgencia y agradece a tu lector por su consideración. Ofrece proporcionar información adicional cuando sea necesario e informa cómo puede contactarte. Por ejemplo, "Jill, muchísimas gracias por considerar esta petición. Espero con interés recibir tu autorización antes de final del día de mañana. Si necesitas más información, puedes ponerte en contacto conmigo al (teléfono) o (e-mail). Con tu ayuda, haremos nuestro plazo y tal vez un cliente de por vida de XYZ".