Cómo escribir una carta de cancelación de reunión

La vida no siempre resulta según lo planeado. Si no puedes organizar una reunión en la fecha y hora que pensabas que podías hacerlo, enviar una carta de cancelación sería la etiqueta adecuada. Esto demuestra que respetas el tiempo de tus compañeros, y que te preocupas lo suficiente como para decir que ha habido un cambio de planes. No tienes que revelar todos los detalles, pero si deseas compartir la razón de la cancelación, puedes hacerlo. Si no lo haces, también estará bien.

Escribe la carta tan pronto como sea posible. A menos que la reunión se cancele en el último minuto, redacta la carta para anunciar la noticia con una semana de anticipación por lo menos.

Haz un encabezado de carta formal. Incluye la fecha, nombre, dirección y título oficiales del destinatario. Empieza la carta con "Estimado" y sigue con el nombre y apellido del destinatario.

Ve al grano inmediatamente. Da a conocer la noticia sobre la reunión cancelada en la primera frase, incluyendo la fecha, hora y lugar donde se habría llevado a cabo. Por ejemplo, "La reunión prevista para el jueves 1º de Julio de 2011, a las 2 p.m. en la biblioteca pública ha sido cancelada".

Incluye detalles sobre por qué la reunión fue cancelada, siempre y cuando sea adecuado dar a conocer el motivo. Por ejemplo, "El presidente del club debe asistir a un funeral fuera de la ciudad este fin de semana, y la reunión debe ser reprogramada". Si el motivo de la cancelación de la reunión no es apropiado como para incluirlo en la carta, sé impreciso. Puedes decir que la reunión ha sido cancelada por cualquier número de razones, ya sean privadas, técnicas o financieras.

Expresa remordimiento y tus mejores deseos. Por ejemplo, "Esperamos que esta cancelación no cause inconvenientes a nadie. Nuestras más sinceras disculpas si el caso".

Da más instrucciones. Si la reunión ha sido reprogramada, incluye el nuevo día, la fecha, hora y lugar. Por ejemplo, "La reunión ha sido reprogramada para el martes, 5 de julio a las 2 p.m., en el centro de la comunidad". Si no sabes cuándo se llevará a cabo la próxima reunión, dilo. Por ejemplo, "No se ha programado una nueva reunión aún. Lo contactaremos para informarle a tiempo. Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor contactar a Sally Wheeler a la ext. 228".

Pide disculpas nuevamente. Por ejemplo: "Una vez más, pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esto le haya causado".

Finaliza la carta con una firma formal. Incluye tu título oficial y la información de contacto bajo tu firma.