Cómo escribir una carta de cancelación a un proveedor, cuyos servicios ya no son necesarios

Toda relación comercial que implique la prestación de un servicio se fundamenta en mutuo beneficio entre las partes involucradas.

Un proveedor de un servicio ofrece soluciones a una necesidad a cambio de una tarifa en dinero. Cuando esa necesidad no se suple del todo o simplemente deja de existir podemos hablar de una “frustración del propósito” y con ello lo sensato es cancelar el servicio.

Una relación o vínculo comercial entre dos entidades, sean empresas o personas físicas (naturales), generalmente se rige por un contrato. Si alguna de las partes incumple con las condiciones fijadas en el documento escrito, es motivo o causal para rescindir o cancelar el contrato y con ello el vínculo comercial.

Hay contratos que por su naturaleza, pueden ser un verdadero dolor de cabeza para los clientes. Ya sea porque en la práctica no son lo que prometía el papel o la publicidad; porque representan un gasto ostentoso o porque no hay una verdadera vocación de servicio o simplemente porque fallan en alguno de los elementos de la cadena de suministro.

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En fin, las razones para cancelar un proveedor de un servicio, pueden ser diversas y en cualquier caso lo recomendable es exponer por escrito tales motivos.

Para cancelar a un proveedor cuyos servicios ya no son necesarios, podemos valernos de vías como:

• Aplicación de la cláusula de recisión.
• Comprobando que las condiciones del servicio no se aplican.
• Apelando por la “frustración del propósito”.

Las cláusulas de recisión, generalmente se estipulan en contratos de servicios de largo plazo, estas brindan los pasos necesarios para dar por terminada la relación comercial, debemos tener cuidado con cargos implícitos o multas de culminación anticipada.

Un vínculo comercial o de suministro de un servicio, se puede dar por culminado si el proveedor incumple con las condiciones fijadas. En ese caso se debe actuar de inmediato y hacer cumplir nuestros derechos. Siempre busca dejar constancia por escrito de tus quejas o reclamos.

Cuando la necesidad detrás del vínculo comercial desaparece, estamos ante una frustración del propósito. Para apelar a esta razón debe haber un propósito claro enunciado en un contrato que ambas partes deben conocer.

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Si eres el dueño de un negocio que quiere cancelar los servicios de uno de sus proveedores, debes siempre dejar por escrito los motivos que soportan tus intenciones.

Es posible que ya no necesites los servicios que ofrece, o tal vez encontraste un proveedor con mejores precios. Cualquiera sea la razón, debes notificarlo para hacerle saber que a partir de cierta fecha en adelante, ya no necesitarás los servicios que ofrece.

Revisa el contrato. Aunque existen vínculos comerciales no regidos por un contrato, la gran mayoría requieren de uno. Investiga si tienes un contrato con el proveedor y si es así, su fecha de vencimiento.

Si tienes un contrato, espera hasta 30 días antes de la fecha de finalización del mismo antes de escribirle esta carta. Si no tienes un contrato, avísale por lo menos 30 días antes como forma de cortesía y previsión.

Dirige la carta aun cuando te apoyes en un correo electrónico. Utiliza papel con membrete y demás símbolos corporativos, da formalidad por la vía del sello y una firma. Una vez terminada y firmada la escritura, digitalízala y envíala como adjunto.

Redacta en un lenguaje formal, sin perder cordialidad. Coloca el nombre del proveedor y la dirección en la parte superior de la misma y dirígela escribiendo "Estimado", seguido por el nombre del mismo.

Declara el propósito de la carta. En el primer párrafo de la misma, afirma claramente que ya no necesitas los servicios que su compañía ofrece.

Incluye la fecha de finalización. Indica la fecha exacta en la que todos los servicios deben cesar. Si hay un contrato, declara eso en la carta y usa la fecha de finalización como la fecha en que termina el contrato.

Agradece al proveedor. Incluye un sincero agradecimiento que muestre tu reconocimiento por la relación comercial que se ha desarrollado entre ambos. Expresa tu deseo de cancelar los servicios, siempre manteniendo los buenos términos.

Indica el motivo. Si ya no necesitas el producto o servicio que ofrece el proveedor, explica eso en la carta. Si la razón es la elección de un nuevo proveedor, explica por qué estás cambiando, quizá ese sea un motivo para que la otra parte reconsidere y mejore los términos del vínculo contractual.

Incluye tu información de contacto. Hazle saber que si tiene alguna pregunta, es bienvenido a contactarte. Incluye tu número de teléfono con extensión directa, si tal es el caso. Firma la carta "Atentamente", seguido de tu nombre o una firma autorizada acompañada siempre del sello de la compañía.

Recuerda en todo momento mantener un trato cordial, independiente de que haya razones justificadas para dejar la amabilidad de lado. La idea es siempre mostrar un precedente favorable de nuestra empresa.

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