Cómo escribir una carta de advertencia disciplinaria a un empleado

El rendimiento de los empleados es crucial para el éxito y la supervivencia de cualquier empresa, lo que hace especialmente importante documentar los problemas de rendimiento y los problemas de conducta de los empleados cuando ocurren. Las cartas de advertencia disciplinaria para un empleado deberán seguir la política del lugar de trabajo y se mantendrán en su archivo personal para justificar nuevas medidas de empleo. Un miembro del personal de recursos humanos, junto con el supervisor de los empleados o el gerente, generalmente trabajan juntos para garantizar que las cartas de advertencia disciplinaria sean adecuadas y que sigan el protocolo empresarial.

Revisa el incidente más reciente en el lugar de trabajo que sea la causa de la carta disciplinaria. Reúne información del supervisor del empleado y del gerente concerniente a incidentes previos o similares.

Consigue una copia del archivo personal del empleado y busca documentos relacionados con problemas relevantes pasados. Lee las evaluaciones de desempeño, las advertencias disciplinarias y los registros de asistencia.

Busca acciones o situaciones que indiquen un patrón relacionado con la conducta y el rendimiento del empleado. Destaca los incidentes sucedidos en fechas pasadas y toma nota acerca de tu revisión del archivo personal.

Lee tu manual del empleado y las políticas del lugar de trabajo pertenecientes al sistema de gestión de rendimiento de la empresa. Presta particular atención al tipo de política de disciplina. Si tu organización tiene una política de disciplina progresiva, compara tus anotaciones de la revisión del archivo con la política disciplinaria de la empresa. Determina el nivel de disciplina que es apropiado para el rendimiento o conducta actual del empleado. Consigue los formularios de disciplina o acción correctiva necesarios.

Resume los puntos claves sobre el rendimiento o conducta actual del empleado y compáralos con incidentes anteriores. Redacta una carta de advertencia disciplinaria que destaque totalmente los registros de disciplina del empleado. Incluye fechas específicas e incidentes , además de una breve descripción de cada incidente. Si fuera necesario, incluye información sobre las ausencias del empleado, las llegadas tarde y la asistencia en general.

Describe el progreso del empleado siguiendo cada acción disciplinaria, incluyendo los planes de mejoramiento de rendimiento que haya completado, así como también los que no ha completado.

Prepara la redacción final y adjunta materiales relacionados al documento. Si no tienes un formulario oficial para usar, asegúrate de que el formato sea consistente con las cartas disciplinarias previas. En una sección separada titulada "mejoramiento de rendimiento", haz recomendaciones para que el empleado mejore su actitud y evite problemas futuros.

Reúnete con el empleado en privado para presentar la carta de advertencia disciplinaria y conversar sobre su rendimiento en general y la satisfacción en el trabajo.

Involucra al empleado en un intercambio franco y abierto sobre su empleo para determinar razones subyacentes para su comportamiento, tales como estrés personal o relaciones interpersonales en su lugar de trabajo. Toma nota de las circunstancias que causaron la disminución en su rendimiento o conducta.