Elementos clave de un informe del estatus de un proyecto

Los informes de estatus de proyectos son documentos de control para cualquier persona que esté tratando de gestionar un proyecto, ya sea un trabajo de una sola persona o uno que involucre a cientos de personas en varias ubicaciones. Este informe sirve como un breve resumen de los avances sobre el mismo, su fecha prevista de finalización y qué medidas se han tomado sobre éste desde que se compiló el último informe. Adicionalmente, ayuda a los gerentes a hacer un seguimiento e identificar los problemas con tiempo suficiente para generar soluciones significativas.

Un informe del estatus de un proyecto por lo general comienza con una breve descripción de los elementos importantes del mismo. Este párrafo o bloque identifica el nombre del proyecto, la fecha del informe, quién es el responsable del proyecto o su departamento de gestión y una declaración del objetivo. También puede incluir información de contacto, como números de teléfono o direcciones de correo electrónico de los miembros clave del equipo . Esta sección es poco probable que cambie mucho durante el transcurso del proyecto y a menudo es copiada de un informe de estatus anterior al siguiente con una mera actualización de la fecha.

Una sección que describa los entregables del proyecto es clave para un informe de estatus del mismo. En esta sección se enumeran los entregables y su estado actual en una o dos palabras. Por ejemplo, una hoja con el proyecto de lanzamiento de un producto puede incluir entregables tales como publicidad gráfica, una fiesta de lanzamiento del proveedor, una exhibición en un stand de feria y la creación de folletos de precios. Al lado de cada entregable, el gerente debe escribir cosas como "completo" o "solicitado" o "en imprenta." Esto sirve de resumen del proyecto con una enumeración de las tareas más detalladas en la sección del cronograma.

El cronograma de tareas es el elemento de un informe del estatus de un proyecto que a menudo recibe el mayor escrutinio. Esta sección debe detallar el trabajo que se ha realizado desde el último informe, qué trabajo se adeuda para el próximo período y las fechas en que se espera se completen las tareas. Muchos informes presentan ésto en una cuadrícula con las fechas de terminación esperadas y las reales. Muchos gerentes de proyectos eligen identificar esta sección con códigos de colores diferentes que representen las tareas que están en término, antes de lo previsto, tarde, completadas o en espera.

El informe del estatus de un proyecto también debe enumerar cualquier bandera roja, solicitudes de cambios o desafíos a los que el proyecto se enfrente. Este es un lugar donde enumerar dónde podrían necesitarse recursos adicionales o van a cambiar las fechas de entrega. Esta sección también puede informar de qué manera algún acontecimiento inesperado afectó el proyecto, como problemas de software, entrega tardía de un proveedor o suministros defectuosos. Algunos gerentes de proyecto separan esta sección y la incluyen en un documento breve que adjuntan al informe del estatus del proyecto.