Procedimientos estándares de compra

La compra es un departamento de la división de finanzas de una compañía que se asegura de abastecer los insumos y materiales de otros departamentos de manera eficientemente. Todo lo que pidan los departamentos debe pasar por el departamento de compras. Incluso cuando las empresas tienen diferentes guías para comprar, todas las compañías tienen procedimientos estándares de compra.

Cada servicio, material o insumo solicitado por cada departamento debe ser entregado como una orden de compra. Esta orden es un número contable que asegura que se le pague al proveedor la cantidad correcta. El número también rastrea la orden para asegurarse de que se reciba en tiempo y forma, así como en la cantidad necesaria y con la calidad deseada. La orden de compra también le sirve al proveedor para facturar el pedido después de la entrega.

El departamento de compras es el responsable de encontrar el producto, servicio o insumo solicitado. Un comprador contacta diferentes proveedores, pide presupuestos y decide qué vendedor cumple las necesidades del pedido solicitado. El procedimiento de compra describe el proceso con el cual el departamento de compras solicita cotizaciones a los proveedores y vendedores. Cada administrador de departamento debe informar al departamento de compras sobre el artículo exacto necesario, las especificaciones del producto y la cantidad necesaria para que opere el departamento en cuestión.

Una vez que los departamentos hayan proporcionado al área de compras la información sobre el servicio, insumo o material necesario, el comprador debe monitorear la orden durante todo el proceso. El comprador responsable debe estar en contacto con el vendedor en caso de algún cambio o actualización y debe monitorear la orden hasta que sea entregada. Después de que el producto sea recibido, el departamento de compras debe asegurarse de que la orden esté correcta y que cumpla con las especificaciones contratadas.