Ejemplo de un modelo de proceso de negocios

Como modelo de proceso de negocios se denomina generalmente a un conjunto de actividades o tareas que permiten representar o prever la forma en que una empresa funcionará y cómo producirá bienes o servicios para sus clientes.

Es por lo tanto una herramienta que debes aplicar antes de poner en marcha el plan de negocios de tu futura empresa o proyecto y en este artículo te hablaremos de porqué es importante aplicar un modelo de proceso de negocios si tiene su proyecto empresarial o comercial.

Los modelos de proceso de negocios son sumamente beneficiosos para las empresas que pueden implementarlos y seguirlos adecuadamente.

La ventaja es que se pueden elaborar estos modelos para todo tipo de proyecto industrial o comercial y aunque las grandes corporaciones pueden usar modelos estandarizados conocidos y probados, una pequeña o mediana empresa también puede hacer un modelo de proceso de negocios adaptado a su proyecto o incluso, un modelo que guiará una parte o unidad del mismo solamente.

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Vamos a revisar entonces cuáles son los beneficios de aplicar un modelo de proceso de negocios.

Al aplicar un modelo de proceso de negocios, podrás ver y detallar con claridad qué vas a hacer, cómo lo harás y que ofrecerás al mercado, así como determinar el tipo de cliente que debes buscar o si tu negocio debe cambiar para adaptarse a un cliente ya predefinido que tengas en mente.

Lo más importante de todo es que te va a permitir determinar de antemano en qué forma vas a generar ingresos y aproximadamente cuál sería el nivel de ganancias según las circunstancias actuales del mercado.

En pocas palabras, aplicar un modelo de proceso de negocios permitirá darle rostro e identidad a tu proyecto desde antes de hacerse realidad y te ayudará a conocer cada virtud y cada defecto del mismo para corregirlo y mejorarlo.

Un buen modelo de proceso de negocios te ayudará a tener una visión de todo el sistema y optimizar aspectos que van más allá de la simple obtención de ganancias económicas.

Si bien se cree que el objetivo único de un modelo de proceso de negocios es mejorar cada parte de tu empresa antes de siquiera empezar a funcionar y así ajustarla para conseguir una excelente productividad, en realidad su mayor beneficio es que te permitirá prever cómo satisfacer las necesidades de tus clientes, que son quienes al final mantendrán viva tu empresa.

La razón de esto es que un modelo de proceso de negocios bien elaborado y aplicado garantizará que la empresa sea capaz de crear valor agregado en sus productos, como la atención al cliente, una mejor distribución y respuesta de garantía ante defectos o devoluciones, cómo responder más rápido y mejor a las solicitudes de productos de los distribuidores y en general, a crear una cartera de clientes fieles.

Los modelos de negocio ofrecen a las empresas un nivel de organización para asegurar que la información fluye sin problemas a través de sus unidades internas. De esta manera se evita caer en el error de muchas empresas cuyas divisiones o unidades están desconectadas unas de otras y no logran coordinar sus operaciones y producción según el plan establecido, lo que aumenta los gastos operativos y disminuye las ganancias.

En el mundo actual, el manejo de la información interna y externa es vital para sobrevivir frente a la competencia y una empresa inconexa si duda tendrá dificultades para mantener la información necesaria para informar sobre las prácticas comerciales actuales.

Al respecto, a través de un modelo de negocio se puede organizar a la empresa para que sus unidades estén mejor conectadas y coordinadas, sobre todo cuando se trata de empresas de gran tamaño o en plena expansión.

La organización generada por el modelo de proceso de negocios también puede ayudar a las empresas a desarrollar relaciones estratégicas donde pueden obtener recursos económicos con el menor costo o desarrollar con eficiencia una nueva cadena de suministro para entregar bienes a los consumidores.

La repetición es la capacidad de realizar determinadas tareas o actividades empresariales de una manera consistente hoy, mañana y en los años futuros.

Los modelos de proceso de negocios ayudan a crear sistemas de producción bien afinados que funcionarán sin cambios, hasta que así lo requiera un nuevo proyecto o lo recomiende una revisión del modelo.

Por lo tanto, los gerentes y propietarios tendrán más fácil supervisar las operaciones y detectar cualquier desvío con respecto a los planes establecidos, mientras que los trabajadores, incluyendo a los no calificados, tendrán más fácil completar las actividades asignadas, ahorrando dinero en mano de obra y materia prima.

Desarrollar un modelo de proceso de negocio para cada operación principal de la empresa puede dar una ventaja competitiva al ayudar a aumentar la capacidad de producción de tu empresa o la calidad de los productos que ofrece al mercado local, nacional o internacional.

Las empresas también pueden desarrollar una ventaja competitiva al consolidar una mejor interacción entre el cliente y los empleados encargados de ventas o representación de tu empresa.

Los modelos de proceso de negocios se expresan generalmente a través de un diagrama de flujo, que facilita la representación gráfica de la actividad de la empresa en general, así como de cada una de sus divisiones o unidades.

Por ejemplo el modelo de proceso de negocios de una empresa puede incluir toda una proyección de cómo funcionará su departamento de contabilidad, indicando los procesos iniciales, intermedios y finales, así como la dependencia de unos con respecto a otros.

A tal fin, el diagrama de flujo incluirá el proceso de ejecución de las diferentes actividades que se requieren para llevar la contabilidad y sin las cuales sería imposible obtener y manejar la información financiera que necesitan las demás dependencias de la empresa.

Siguiendo con este ejemplo, el modelo de proceso de negocios del área de Contabilidad de la empresa deberá incluir tareas como el manejo de cuentas por pagar, facturación, cuentas por cobrar, activos fijos, nóminas, conciliaciones y contabilidad general.

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Además, el modelo de proceso de negocios aplicado en este caso incluye el uso de un diagrama de flujo para mostrar dónde entra un documento financiero en la empresa y cómo los empleados completan las tareas.

El uso de este tipo de modelos también puede ayudar a las empresas a determinar si tienen redundancias o tareas innecesarias en sus operaciones comerciales. Además, ayudan a proporcionar una cierta flexibilidad cuando los propietarios y gerentes deben hacer un cambio en las operaciones.

De esta forma, se puede reevaluar en cualquier momento la situación y agregar o quitar actividades para implementar nuevos procesos o evitar gastos innecesarios en procesos que según el modelo no rendirán los resultados esperados.