¿Qué es el efectivo en tránsito?

El efectivo en tránsito es un método contable que le provee al receptor dinero que ha sido recibido pero no documentado. Esta metodología le permite a las empresas registrar adecuadamente las transacciones que se realizan a fin de mes, cuando se cierra un período financiero e inicia otro. Adicionalmente, efectivo en tránsito es un término usado comúnmente para ciertos tipos de negocios de seguridad.

En la práctica contable, las compañías usan el "efectivo en tránsito" como el nombre de una cuenta en su catálogo de cuentas. Esta cuenta es usada para efectivo que ha sido recibido por la compañía pero no ha sido registrado como un depósito en el banco. Cualquier efectivo que es recibido a fin de mes debe ser contabilizado para preparar correctamente el Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias de una empresa. Las compañías deben registrar el efectivo en tránsito para cumplir con los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP por sus siglas en inglés). El cumplimiento de estos principios es esencial para cualquier empresa que prepara estados financieros mensuales, dado que la estandarización de los principios comerciales entre las compañías y bancos normalmente requiere estados financieros que cumplan con estos principios. Este cumplimiento también es requerido para todas las compañías que cotizan en la Bolsa de Valores.

Depósitos en tránsito son otro concepto usado para una pequeña variación del mismo concepto contable. Puede ser que una compañía haya recibido dinero en la forma de efectivo o cheques y lo haya registrado en sus libros. Sin embargo, el dinero no se refleja en los estados de cuenta del banco. Por ejemplo, al final de mes, el 30 de junio una tienda minorista recibe dinero por la venta de bienes. El dinero y el depósito del cheque llegan al banco después de las horas hábiles o durante el fin de semana. La transacción será registrada en el estado financiero de junio como depósito de efectivo "en tránsito" el 30 de dicho mes, dado que el banco no reflejará los fondos recibidos hasta en julio. Una vez que la conciliación bancaria de junio sea realizada, una entrada de diario se creará para ajustar el depósito en tránsito; esto para ajustar los resultados del estado de cuenta y los de la compañía.

Al inicio de cada mes, en el ciclo contable de una empresa, el estado de cuenta bancario del mes anterior debe de ser conciliado con los estados financieros del mismo período. Este proceso incluye los ajustes para el efectivo en tránsito. Adicionalmente, ayuda a identificar los errores realizados por el banco que representen depósitos de efectivo incorrectos. Las conciliaciones bancarias también identifican entradas inadecuadas en los estados financieros, tales como el número de cheques que se depositaron pero que no fueron ingresados en el sistema contable de la empresa.

Efectivo en tránsito también es usado como el nombre de un servicio que se provee en la industria del transporte blindado. Muchas empresas usan vehículos blindados para recoger el efectivo y cheques durante el día y trasladarlos de forma segura al banco. Un servicio de vehículo blindado puede recoger los depósitos, reponer el dinero de un cajero automático (ATM por sus siglas en inglés) o llevar monedas a los negocios, tales como los casinos. Muchas compañías usan este tipo de servicio para minimizar el riesgo inherente en que los empleados manipulen efectivo. Adicionalmente, retirar cualquier exceso de efectivo limita la exposición de los negocios al robo de los empleados o de terceros.