Cómo construir un estado de ganancias y pérdidas en Excel

Un estado de ganancias y pérdidas, o EGP, muestra los ingresos, los gastos y las ganancias o pérdidas en un período contable de una empresa. Tu ganancia o pérdida equivale a los ingresos totales menos los gastos totales. Cuando tienes un negocio, es importante construir y revisar el EGP cada periodo, para así identificar las áreas donde haya fortaleza y debilidad. Microsoft Excel puede ayudarte a simplificar este proceso. Ingresa los datos y las fórmulas adecuadas en una hoja de cálculo en blanco, y Excel suma todos tus ingresos y costos y calcula tus ganancias y pérdidas.

Haz clic en la celda A1. Escribe "Ingresos del producto", "Ingresos del servicio" y "Total de ingresos" de la celda A1 a la A3, respectivamente. Pulsa el botón "Enter" después de escribir cada frase. Omite cualquier tipo de ingreso no adquirido por tu negocio.

Haz clic en la célula B1. Escribe la cantidad de ingresos que generaste vendiendo mercancía en dicha celd, y la cantidad que ganaste como proveedor de servicios en la celda B2. Pulsa el botón "Enter" después de escribir cada importe. Por ejemplo, supongamos que percibiste US$5.000 en ingresos por productos, y US$10.000 en ingresos por servicios el mes pasado. Escribe "$5.000" en la celda B1 y "$10.000" en la celda B2.

Haz clic en celda B3. Escribe "=B1+B2" y presiona "Enter". Excel suma tus ingresos de las celdas B1 y B2 para calcular el ingreso total. En este ejemplo, se obtiene "$15.000" por los ingresos totales en la celda B3.

Haz clic en la celda A5. Escribe el nombre de uno de sus gastos en la celda A5 y los nombres de tus otros gastos en las celdas debajo de la A5. Pulsa el botón "Enter" después de cada gasto. En este ejemplo, supongamos que pagaste US$7.000 en el costo de los productos vendidos y US$2.000 en salarios. Escribe "Costo de productos vendidos" en la celda A5 y "Salarios" en la celda A6.

Haz clic en la celda B5. Escribe la cantidad de cada uno de tus gastos en la celda de la columna B que se encuentre junto al gasto correspondiente en la columna A. Pulsa el botón "Enter" después de cada importe. En este ejemplo, escribe "$7.000" en la celda B5 y "$2.000" en la celda B6.

Haz clic en la celda debajo de tu último gasto de la columna A. Escribe "Total de gastos" y pulsa "Enter"; en este ejemplo, "Total de gastos" iría en la celda A7.

Haz clic en la celda de la columna B que está a un lado de la celda de Total de gastos. Escribe la fórmula "=SUMA(primero:último)", pero reemplaza "primero" con la columna y fila de la celda que contiene la cantidad de tu primer gasto, y sustituye "último" con la celda que contiene el último gasto. Excel suma todos tus gastos en la columna B y muestra el total en la celda conjunta al Total de gastos. En este ejemplo, haz clic en celda B7, escribe "=SUMA (B5: B6)" y pulsa la tecla "Enter". Excel muestra "$9.000" en la celda B7.

Haz clic en la celda dos posiciones debajo de "Total de gastos", en la columna A. Escribe "Ganancias/pérdidas netas" y presiona "Enter".

Haz clic en la celda adyacente de la columna B. Escribe “=B3-total de gastos” pero reemplazar "total de gastos" con la celda que contiene tus gastos totales. Excel resta el total de los gastos de los ingresos totales para calcular tu ganancia o pérdida neta. Un resultado negativo representa una pérdida neta. Para concluir el ejemplo, escribe “=B3-B7" en la celda B9. Excel mostrará un "$6.000" en ganancia neta.