Cómo diseñar una hoja de control de calidad

Una hoja de control de calidad, es una de las siete herramientas básicas del control de calidad que junto al diagrama causa-efecto, diagrama de Pareto, histogramas, gráficas de dispersión, gráficas de control y diagramas de flujo, nacen en la cultura nipona después de la segunda Guerra mundial.

Una hoja de control de calidad tiene muchos otros nombres, dependiendo del país puede ser también llamada:

• Formato de control de calidad
• Planilla de inspección
• Lista de verificación
• Hoja de verificación
• Lista de chequeo
• Hoja de cotejo
• Checklist

Las herramientas de control de calidad, llevan más de setenta años de vigencia y esto se debe a la vital importancia de una gestión de calidad en la certificación de los productos y servicios de cara a la satisfacción del cliente y por ende la supervivencia de un negocio.

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Una hoja de control de calidad o formato de control de calidad de un producto es simplemente un formulario que contiene un listado de atributos, requisitos o condiciones que debe reunir el producto para ser considerado “de calidad” o que reúna los estándares a fin de ser colocado en el mercado.

Qaqc-construction.com resume muy bien el concepto y la aplicación de un formato de control de calidad enunciando que es un formulario o cuestionario que se estructura con el fin de analizar y contrastar datos. Es una herramienta versátil, genérica que se puede adaptar a una amplia gama de propósitos.

La recopilación de datos que permite una hoja de control de calidad facilita la posterior generación de estadísticas y análisis con el propósito de mantener y mejorar la calidad y la productividad, reduciendo la tasa de defectos y el reproceso.

Según insight-quality.com el fin primario de una hoja de control de calidad o una lista de verificación es brindar claridad y un criterio objetivo a seguir cuando se inspecciona un producto o proceso.

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Diseñar un formulario u hoja de control de calidad detallada garantizará que todos los empleados sepan qué esperar y los inspectores sabrán exactamente qué buscar.

Los formatos de registro, checklist u hojas de control de calidad, son especialmente útiles para las inspecciones del producto, así como para el control del servicio al cliente, inspeccionar componentes, aspectos de tus productos o servicios y hacer evaluaciones.

Algunas grandes empresas seleccionan un comité o grupo para crear una evaluación inicial de atributos que deben verificarse y las métricas de calidad de los productos o servicios.

Las evaluaciones de los productos incluyen: las piezas utilizadas, los procesos de montaje y las especificaciones del producto final. Las valoraciones para servicios pueden contemplar: las listas de servicios realizados, los pasos para realizar el servicio y el grado de satisfacción del cliente.

Crea una lista inicial de elementos o procesos que tendrás que inspeccionar. Por ejemplo, si la empresa crea camisetas de bolsillo, la lista incluiría: dobladillos rectos, ojales correctos, color, posición del bolsillo, accesorio del bolsillo y etiqueta. Esto indica todos los atributos que un inspector revisará antes de aprobar la camisa.

Si una empresa está haciendo una lista de comprobación para ayudar con el servicio al cliente, la lista podría incluir el trato al cliente, dar al cliente la debida orientación, identificación oportuna de su requerimiento, resolver el problema de forma expedita y preguntar si el cliente necesita otra cosa.

Un empleado de control de calidad, valiéndose de una lista de cotejo examinaría cada llamada con una lista de comprobación para asegurarse de que se realizan todas las tareas.

Cita a una reunión que incluya al gerente de manufactura, los ingenieros en gestión de calidad y todos los supervisores a quienes les incumben las inspecciones. En la reunión, revisa la lista inicial y pide sugerencias sobre la misma. Fomenta un diálogo y la retroalimentación con los supervisores que incluya las áreas problemáticas en el pasado y aspectos adicionales que podrías haber pasado por alto.

Decide qué tipo de lista de inspección necesitas. Algunas hojas de control de calidad tienen una simple lista de criterios y una casilla de verificación. Algunas tienen tablas que incluyen especificaciones para diferentes tipos de producto, como color y tamaño. Toma notas detalladas de los comentarios en la reunión. Mejora la hoja de control de calidad con los detalles acordados en la sesión de trabajo.

Para una hoja de control de calidad de un producto: la parte superior de la hoja debe tener una línea para escribir el nombre o código del producto y el equipo de producción o número de línea del mismo. Le sigue una matriz con los atributos o variables de calidad a medir enunciadas por filas y la cualidad o valor a medir por cada atributo en las columnas, en la parte inferior de la página debe tener un lugar para que firme el inspector.

Las hojas de control de calidad de servicios deben tener el nombre del empleado y el tiempo de llamada o visita en la parte superior, la mitad debe contener la lista de comprobación con los atributos medidos y si se cumplen o no, finalmente la firma y fecha de prestación del servicio.

Los datos que se recogen mediante la hoja de verificación se pueden ingresar a un programa o software de gestión de calidad, para su análisis y registro. Los totales se usan para identificar porcentajes de cumplimiento y causas de incumplimiento o inconformidades y los planes de control para la minimización de las mismas.