Cómo dirigirte a un grupo de personas en una carta

A menudo en los negocios es necesario enviar un comunicado importante de la compañía a un grupo de personas, informándoles de cambios o revisiones en las políticas y procedimientos de la compañía. Si estas personas pertenecen a un grupo formal, hay varias formas de dirigirte a ellos en una carta.

Utiliza el nombre inicial asignado para el grupo si el grupo está organizado formalmente y es reconocido por ese nombre. Por ejemplo, si el grupo es Hijas de la Revolución Americana, es perfectamente correcto dirigir la carta al grupo utilizando "Queridas Hijas de la Revolución Americana". Esta es la forma más formal de dar a conocer la información en las cartas si debe llegar a todo el grupo. Sin embargo, seguramente la propia carta no será compartida con todo el grupo, sino con sus oficiales o administrativos. También es aceptable dirigirse al grupo utilizando su nombre colectivo sin añadir "Queridos". Empezarías la carta con "A todos los administrativos de cuentas" o "A todos los supervisores del turno de noche".

Si quieres dirigirte a una persona dentro de un grupo cuyo título y nombre desconoces, es apropiado utilizar el saludo "A quien corresponda". Aunque esta frase asume que es para una persona, es apropiado utilizarla cuando te diriges a un grupo. Este saludo, aunque es correcto y apropiado, carece de la autoridad que proporciona dirigir las cartas importantes con el nombre y título correctos de la persona de contacto.

Utiliza una palabra sencilla como "Distribución", o incluso "Ver distribución", en el campo "Para" de una nota de negocios, especialmente si la carta es de tipo interno. Los nombres de todas las personas de la lista de distribución deberían estar completamente revelados en la carta, normalmente como parte de la sección de pie. Esta lista puede estar organizada alfabéticamente utilizando una organización jerárquica con los nombres de los gerentes ejecutivos en la primera posición, seguido de la lista de sus subordinados en orden alfabético.

Haz una lista de los nombres, títulos y direcciones de todos los interesados si el grupo es pequeño y no está asociado a una única compañía. Este método es conveniente para todos los receptores de la carta, a quienes se proporciona una guía de referencia cómoda sobre todos los interesados en el comunicado.