Diferentes usos de la computadora en los negocios

La llegada de las computadoras cambio la forma de administrar las empresas, tanto como el advenimiento del internet.

Antes de las computadoras u ordenadores, miles de rutinarios y repetitivos cómputos como procedimientos de nómina, registros de ventas y otros asientos contables, debían ser llevados a cabo de forma manual, sujetos a errores humanos, muchos de ellos involuntarios producto de la monotonía o el extenuación.

Entre la década de los sesenta y los setenta poderosos sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) se apoderaron de procesos de cómputo y registro en masa altamente repetitivos, como la trazabilidad y control de inventarios, gestión de órdenes de compra, administración de pedidos, los registros contables, la nómina, la facturación, los pagos y las conciliaciones bancarias, entre muchos otros campos.

Como podemos apreciar, las computadoras de escritorio representaron para las empresas ahorro en miles de horas de trabajo administrativo, que hizo que rápidamente ganaran terreno en variados aspectos de la gestión de negocios.

Las computadoras simplemente representan un recurso indispensable para las empresas desde hace décadas, no se trata solo de usar Excel o Word y enviar correos electrónicos; programas computarizados especializados cada día abarcan más terreno en distintos campos como gestión de presupuesto, el Marketing, las ventas, la producción y el servicio al cliente.

Referenceforbusiness.com lo sintetiza así: “Las computadoras son parte integral del panorama empresarial actual.” Veamos solo algunas de las aplicaciones y usos de las computadoras en los negocios.

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El beneficio del uso de la computadora en los negocios se resume en la mejora de la productividad.

Los ordenadores proporcionan resultados en tiempos y costos que de otra forma no podrían ser posibles. En los negocios se usa la computadora para mantener registros, desarrollar presupuestos y proyecciones, efectuar análisis de mercado, buscar y mantener contacto con clientes. Las empresas deben analizar sus procesos y asegurarse de que están usando las computadoras al máximo.

El software contable como QuickBooks y otros programas contables similares, permiten a las empresas mantener sus registros actualizados y generar reportes pormenorizados al momento.

Estos programas dan seguimiento al inventario, facturación, nómina, las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y los impuestos. Estos software también proporcionan una manera fácil de enviar facturas y notas de entrega a clientes, órdenes de compra a proveedores y notificaciones de cobro a los deudores.

La productividad y precisión de la oficina puede incrementarse en gran medida cuando se utiliza un programa de contabilidad.

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Las computadoras pueden ser utilizadas para preparar con detalle la estimación presupuestaria y los pronósticos empresariales.

Los programas de contabilidad de bajo costo permiten inclusive a personas con básicos conocimientos en computación, desarrollar presupuestos y una serie de pronósticos de avanzada que mantendrán a la compañía por buen camino.

Aplicaciones tan universales como las hojas de cálculo de Excel permiten el análisis cuantitativo de los datos, gráficos y pronósticos. Paquetes como el SPSS y el Statgraphics permiten análisis estadísticos descriptivos e inferenciales más profundos.

Hay una amplia variedad de programas que permiten a los negocios llevar a cabo de manera fácil y dinámica los análisis, tareas e informes de marketing.

Labores como el email marketing, gestión de redes sociales, los formularios web, automatizaciones, analíticas e informes, se llevan de forma cada vez más automatizada e inteligente gracias a herramientas como HubSpot o Marketo.

Una PC con acceso a internet ofrece una tremenda cantidad de información que los negocios pueden usar para mantener una ventaja.

Las empresas pueden usar el internet para analizar la competencia, investigando los productos y precios de sus competidores, estudiándolos por medio de sitios web.

Ellas también pueden echar un vistazo en cómo los clientes ven sus propios productos mediante la lectura de comentarios de los clientes en sitios como Amazon, eBay o las redes sociales.

Cuando se lanza un nuevo producto la compañía puede realizar estudios de mercado a través de cuestionarios y encuestas en línea, sin el engorroso trabajo que implica “salir a la calle a levantar la información”.

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Uno de los más grandes beneficios de la computadora en el lugar de trabajo son las ventajas comunicacionales que ofrece.

Los compañeros de trabajo pueden comunicarse fácilmente entre ellos a través de correo electrónico. De acuerdo con Techwalla.com, servicios de correo electrónico especializados permiten el video chat, el seguimiento de eventos y las llamadas “Webinar” o conferencias web.

Aplicaciones como Skype, Google Hangouts y el mismo WhatsApp son opciones muy asequibles para las reuniones de las empresas. En lugar de viajar a una reunión, los asistentes pueden participar en una junta desde su oficina.

La actualización en software y hardware de los equipos con regularidad es vital para un negocio. Las computadoras obsoletas pueden causar serios problemas, bloquearse con frecuencia y reducen la productividad de los trabajadores.

Como la tecnología evoluciona, la potencia de la computación necesaria para ejecutar programas de vanguardia aumenta. Estos nuevos programas se ejecutarán a menudo con deficiencia en los equipos obsoletos.

En el mediano y corto plazo la estrategia efectiva hasta para el más pequeño de los negocios, es invertir en el mantenimiento de equipos y programas actualizados.