Ventajas y desventajas de sistemas de archivo

Los archivos son aquellos registros almacenados que se originan de los diversos procesos o transacciones que se llevan a cabo dentro de una organización. Cuando son guardados o almacenados siguiendo un determinado orden es lo que se conoce como sistemas de archivo.

Existen diferentes sistemas de archivo dependiendo de factores como el tipo de organización, volumen de datos, propósito, recursos empleados, entre otros. Sin embargo, de manera general, hay algunos sistemas que parecen mejores que otros. Es decir, todos presentan ventajas y desventajas, por lo que es conveniente conocerlos antes de implementarlos.

Primero que nada es necesario comprender que independientemente del tipo de sistema el proceso de conlleva tres pasos fundamentales: Reunir, ordenar y almacenar.

1º Se deben reunir todos los registros o documentos que emanan de los procesos de la empresa

2º Se ordenan de acuerdo a ciertos parámetros, tales como fecha, departamento, actividad, etc.

3º Se almacenan los registros o documentos ordenados de acuerdo a un determinado método (alfabético, numérico, combinado) que ayude a acceder a ellos cuando sea necesario.

Existen diferentes tipos de archivadores, pudiendo señalarse:

Archivo vertical: Acá los documentos van en carpetas individuales dentro de una gaveta. Cada carpeta es distinguida con una pestaña que sobresale donde se puede ver ciertos identificadores de su contenido, por ejemplo, “Compras primer trimestre 2018”

Archivo lateral: En este tipo de archivadores se colocan los registros en carpetas y estas a su vez se colocan en una estantería (como si fueran libros en una biblioteca) Las identificaciones de los contenidos de las carpetas en este caso estarán fijadas en el estante.

Archivo horizontal: En algunos casos, especialmente si es poco voluminosa la información pero de grandes formatos (por ejemplo, mapas e ilustraciones), es posible ubicar las carpetas con los registros una encima de otra, colocando encima una identificación.

La escogencia del tipo de archivadores dependerá de la cantidad generada, así como de la forma y frecuencia de consulta, pensando siempre que no será práctico moverlos a cada rato y no debe causar molestias a quienes deban consultarlos. Es decir, debe tratarse de una solución permanente y que sea cómodo el acceso a la información tanto por parte de usuarios externos como internos.

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Como es natural, dependiendo de las actividades de la organización, es muy poco probable que estas carpetas con respecto a su contenido permanezcan inalterables por mucho tiempo, por cuanto se necesitará ir añadiendo nuevos registros o documentos, así como también se requerirá retirar aquellos que no requieran ser conservados o su consulta sea demasiado esporádica.

En este sentido, según la frecuencia con que sean consultados los registros, se tendrán también otros tipos de archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Tienen una alta frecuencia de consulta (por lo menos más de una vez al mes) y sus registros no tiene más de cinco años de data. Generalmente, se mantienen acá los que corresponden al año fiscal, así como los de tipo legal, cuya vigencia es más prolongada.

Archivos semiactivos: Acá reposan los registros que han sido retirados de los archivos activos, pero que por diversa naturaleza evidencial no pueden ser descartados.

Archivos inactivos: Se les conoce también como archivo muerto. Igualmente, como evidencia se conservan estos registros, pero como sus registros aún son consultados pueden ser ubicados en un lugar poco accesible, hasta cumplir una determinada fecha para su destrucción.

Independientemente de cada tipo de archivador, un factor importante para el manejo de los mismos es el sistema que se ha empleado para la clasificación de los registros, es decir, los sistemas de archivo.

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Aunque existe una abundante naturaleza de registros en la práctica los sistemas de clasificación de los mismos se resumen a tres: alfabético, numérico y alfanumérico. Sin embargo, este último al igual que otros son combinaciones de los dos primeros.

Sistema alfabético: Dependiendo del nombre de la personas, organización, actividad, departamento, etc, se asigna una letra del alfabeto (de allí su nombre) a cada una de las carpetas. Por ejemplo, en el archivero de “Compras” podrán verse carpetas con pestaña que sobresalen que van desde la A a la Z, por lo que si se busca una copia de la factura de compra realizada por la Zapatería A tus pies lo lógico es que el registro se ubique en la carpeta identificada con la letra Z.

Sistema numérico. En lugar de letras se utilizan números, asignándolos de acuerdo a fecha, cantidades o de manera aleatoria. Por ejemplo, siguiendo el ejemplo anterior, supongamos que las facturas de compra fueron ordenadas con el método de clasificación del número de factura, en este caso, las carpetas de archivos serán ordenadas utilizando un sistema numérico consecutivo, con el cual se pueda ubicar el documento signado con el número 0001246, por ejemplo.

Sistema alfanumérico. Es posible que se considere más práctico ubicar los archivos no solo por letras o números sino por una combinación de ambos. Algo así como E00100, E00200… D00100, D00200, donde la letra identifica el mes mientras que los dígitos corresponden al número de factura.

Redes de intercambio de información

Como se dijo al principio, es sumamente difícil establecer que sistema de archivos es recomendable en un determinado caso. Eso dependerá de las necesidades de espacio, acceso, de quienes consultarán… entre otras variables que lo más conveniente es que esta decisión sea asignada a un profesional en la materia, es decir, a un experto en archivología.

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