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Diferencias entre gestión proactiva y reactiva
Dentro de la dinámica administrativa de las organizaciones los directivos deben asumir técnicas de toma de decisiones. Existen dos actitudes básicas para enfrentar este proceso: gestión proactiva o reactiva. Veamos las diferencias entre gestión proactiva y reactiva.
La situación de los mercados en los actuales momentos exige que las empresas estén atentas a los cambios permanentes. En todo momento deben tomar decisiones, esperando que sean adecuadas en contenido y oportunidad.
La toma de decisiones es una parte integral de la gestión administrativa moderna. Esencialmente, la toma de decisiones racional y fundamentada es la función principal de la gerencia.
Una decisión es un curso de acción elegido deliberadamente de un conjunto de alternativas. Usualmente las opciones son caminos distintos hacia el logro de objetivos y estrategias organizacionales o gerenciales.
Por estas razones se dice que es un arte tomar decisiones acertadas. Entrepreneur.com nos explica cuáles aspectos considerar para tomar buenas decisiones.
Revisaremos cada una de estas actitudes para establecer la estrategia que nos llevará a tomar mejores decisiones.
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¿Qué es ser proactivo?
El adjetivo proactivo puede describir a una persona que hace oportunamente las cosas que se deben hacer. Si eres proactivo haces que las cosas sucedan, en lugar de esperar que te sucedan.
Lo contrario es ser reactivo o esperar a que se desarrollen las cosas antes de responder. Usualmente una persona reactiva no intenta saber qué puede ocurrir, por lo tanto no está preparada para actuar.
La actitud proactiva y reactiva de las personas, usualmente se reflejan en la gestión administrativa. Por esta razón, cuando observamos la reacción de las empresas podemos calificarla como una gestión proactiva o reactiva.
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¿Qué es la gestión proactiva?
La gestión proactiva es, como se mencionó anteriormente, el estilo de liderazgo donde un gerente o ejecutivo dirige la empresa de manera proactiva.
El gerente líder busca oportunidades para el negocio, crea acciones para atender posibles problemas y planifica las decisiones futuras.
Un líder proactivo tiende a ser beneficioso para cualquier negocio. Esto es especialmente cierto en el caso de emprendimientos, iniciar un negocio puede ser difícil a menos que seas proactivo.
Las actitudes de un administrador proactivo para la toma de decisiones usualmente son:
- El gerente proactivo es previsivo
Un gerente proactivo planifica con anticipación cómo enfrentar cualquier problema potencial para el negocio. Si es una startup, por ejemplo, el administrador proactivo busca cómo encontrar inversionistas y recursos financieros desde el inicio.
- Un administrador proactivo es oportunista
Siempre es posible encontrar un nuevo socio, una alianza estratégica, una nueva forma de crear valor o ganar más dinero. Un líder proactivo estará atento a esas oportunidades, las busca y las toma para lograr avanzar.
- Gestiona los riesgos
Un gerente proactivo se pregunta: ¿existe alguna posibilidad que esta decisión genere dificultades o pérdidas en el futuro? Si es afirmativo, el gerente ejecuta acciones que ayudarán en caso que algo salga mal, mitigando así los riesgos.
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Técnicas de gestión proactiva
La planificación anticipada para enfrentar cambios a corto y largo plazo es la principal característica de la gestión proactiva.
Para lograrlo, la alta gerencia debe coordinar el trabajo de otros departamentos, incluyendo finanzas, marketing, operaciones y recursos humanos. Esto requiere obtener información, procesarla y decidir qué hacer.
Otra forma de enfrentarlo es capacitación al personal. La realización permanente de talleres de capacitación permite que los empleados estén preparados para enfrentar los cambios cuando sucedan, ayudándolos de esta forma a ser proactivos.
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¿Cuáles son las características de la gestión reactiva?
La gestión reactiva es el polo opuesto, y puede surgir cuando falla la gestión proactiva. Cuando un líder proactivo se ve envuelto en graves dificultades, se vuelve reactivo.
La gestión reactiva es un enfoque de administración caracterizado por la escasa planificación por parte de la gerencia. La empresa no puede planificar o no acierta cuando planifica los posibles escenarios.
Como consecuencia de esto, un gerente reactivo siempre está ocupado apagando fuego y atendiendo emergencias dentro de la gestión administrativa.
Por lo tanto, no tiene tiempo para buscar oportunidades externas, simplemente reacciona a lo que pueda suceder, cuando ocurre.
Aunque algunas veces un buen líder reactivo tiene las habilidades para solucionar problemas, ésta no es la mejor opción. El líder reactivo tiende a estar un paso atrás de un gerente proactivo, quien ya tenía un plan de contingencia.
La gestión reactiva se caracteriza por la falta de planeamiento o inexistencia de planes de contingencia ante situaciones de emergencia. Tal gestión es burocrática y autocrática, usualmente sólo formula objetivos a corto plazo.
Transformando la gestión reactiva en gestión proactiva
Las situaciones imprevistas del mercado pueden hacer que una organización asuma la gestión reactiva. A menos que haga un esfuerzo importante para volver a la gestión proactiva, puede quedar atrapado en ese ciclo.
Sin embargo, hay varias formas de volver a la gestión reactiva:
Deja espacio para planificar y revisar los procesos
Cualquiera sea el caso, siempre debes tener tiempo para planificar tu negocio con anticipación. Intenta eliminar todo lo que sea lento o ineficaz. Por ejemplo, las reuniones si no tienen un "resultado" claro pueden ser una pérdida de tiempo.
Realiza actividades para eliminar el estrés en la oficina
Mantenerse en un estado reactivo por mucho tiempo genera estrés, para ti y tu equipo de trabajo. Permite un respiro de calma para todos, aunque sea por un tiempo muy corto mejorará la concentración para resolver los problemas.
Reevalúa el nivel de emergencia de una situación
En algunas ocasiones tendemos a sobrevalorar la urgencia de una situación. Si existe alguna posibilidad de tomarte tu tiempo para decidir y evaluar las consecuencias de la decisión, tómalo.
Aquello que podría parecer una buena idea en un estado reactivo podría resultar un error costoso en el futuro. Usualmente el dar una segunda mirada a una decisión nos puede llevar a cambiar de opinión.
Analiza tus procesos de negocio
Si estás ocupado siempre y atrasado con tu trabajo, revisa tus procesos para ver qué puedes mejorar. Si hay algo en lo que estás perdiendo el tiempo que pudiera hacerlo otra persona, ¡delégalo!
Si un proceso puede automatizarse con software, úsalo. Cuantas más actividades inútiles elimines, más tiempo tendrás para decidir, esto facilitará el volver a ser proactivo.
Es importante que no olvides que tu tarea principal debe ser la toma de decisiones. El trabajo operativo consume mucho tiempo y usualmente hay alguien que puede hacerlo.
Existen diversas técnicas y herramientas para tomar decisiones, Forbes.com te ofrece sugerencias para mejorar tus decisiones.
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¿Cuál es el estilo de gestión de tu organización?
La gestión proactiva significa prever, anticipar y planear para cambios y crisis. La gestión reactiva significa reaccionar sin un plan a los cambios o crisis luego que estas suceden.
La gestión proactiva asegura a los empleados fortalecimiento e identificación. El aprendizaje y entrenamiento continuo genera canales de pensamiento creativo. Evitando problemas a largo plazo y promoviendo el pensamiento proactivo.
Todos los empleados de la organización se involucran en el proceso. En contraste, los lugares de trabajo caracterizados por la gestión reactiva son autoritarios.
Hay una falta de identificación de los empleados, ya que estos son desmotivados cuando dan sus opiniones.
La estructura actual de las organizaciones exitosas se caracteriza por la gestión proactiva. Esto aplica para cualquier tipo de empresa o institución. Empresas gubernamentales, públicas, privadas y sin fines de lucro.
Estas organizaciones reconocen que los cambios son inevitables, debido a los mercados turbulentos y la globalización. Es necesario comprender que tomar decisiones con anticipación, permite valorar con mayor objetividad las consecuencias.