Diferencias entre las cuentas por cobrar brutas y las netas

Las cuentas por cobrar y los documentos por cobrar aparecen en el balance general son algunos de los activos más preciados de las empresas ya que influyen en su flujo de efectivo y por ende en su capacidad para honrar los pagos de manera puntual. De allí la importancia que tiene para la organización una correcta y sana administración de sus cuentas por cobrar. Cuando una empresa otorga crédito a sus clientes arriesga una parte de su patrimonio, sin embargo, reducir al mínimo el riesgo de exposición de sus activos es parte de su responsabilidad.

Las empresas reducen el riesgo de posibles pérdidas de sus cuentas o documentos por cobrar siguiendo dos pasos:

1) Inicialmente la empresa debe hacer una evaluación de las condiciones de los clientes susceptibles a recibir crédito, de esta manera podrá descartar los que no cumplen con las condiciones mínimas. Además, para quienes si los cumplan, se establecerá un límite de crédito acorde a los estándares que establezca la empresa.

2) Una vez que el cliente ha comenzado a disfrutar del crédito otorgado por la empresa, se debe realizar el seguimiento de su cuenta, con el fin de asegurar que se está cumpliendo las condiciones de pago según lo estipulado inicialmente.

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Es de vital importancia que la empresa establezca su política de cobranza y que además la aplique de manera estricta. Su correcta gestión contribuirá a disminuir las cuentas incobrables de la organización. Por una parte, una política crediticia correctamente elaborada ayudará al incremento de las ventas de la empresa y, por la otra, disminuirá del riesgo de impago. Las políticas deben dejar muy claro los requisitos necesarios para otorgar el crédito, plazos de pago y condiciones de manejo de saldos vencidos.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son establecidos por el Consejo de Normas de contabilidad Financiera (FASB por sus siglas en ingles). Y son estos principios los que regulan los procedimientos para el cálculo de las cuentas por cobrar brutas y netas. La diferencia entre ambas radica en la manera en la cual la empresa estima sus cuentas incobrables.

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El saldo de esta cuenta representa la cantidad de dinero originado de la venta de bienes y/o servicios, préstamos a empleados y funcionarios, letras de cambio, títulos de crédito y pagarés que la empresa tiene derecho a cobrar legalmente.

Por ejemplo, el negocio de las compañías de tarjetas de crédito es prestar el dinero necesario para que un cliente realice una compra determinada. Cuando el cliente realiza la compra utilizando su tarjeta de crédito, la empresa tiene el derecho legal, bajo unas condiciones determinadas, de cobrar esa cantidad de dinero. Una vez hecha la compra la compañía de tarjetas de crédito incrementa su saldo de cuentas y documentos por cobrar por el importe de la compra que realizó el cliente. En algunas oportunidades estas cantidades de dinero no son pagadas dentro del plazo de tiempo establecido por los clientes o sencillamente nunca son pagadas, generándose así una cuenta incobrable.

El saldo de las cuentas por cobrar netas es la diferencia de las cuentas por cobrar brutas menos el saldo de provisión por cuentas incobrables.

Cuentas por cobrar netas = Cuentas por cobrar brutas - provisión de cuentas incobrables

Por ejemplo, la empresa AB ha vendido este año 200.000 dólares a crédito, de los cuales estima que 5.000 dálares son incobrables. Con estos datos podemos calcular las las cuentas por cobrar netas de la empresa AB de una manera muy sencilla:

Cuentas por cobrar netas de la empresa AB = 200.000 - 5.000 = 195.000

El saldo de cuentas por cobrar netas es requerido por quienes analizan los estados financieros para poder tener una visión más realista de lo que va a cobrar la empresa. Al evaluar la salud de la compañía es importante tener claro la cantidad de dinero que la empresa esta pronta a recibir, de esta forma se podrá determinar una posición más real del flujo de efectivo de la organización.

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La estimación de cuentas incobrables se suele realizar calculando un porcentaje sobre las ventas totales, o un análisis de riesgo que puede ser realizado por el contador de la empresa. Este cálculo se realiza tomando el total de facturas que se dieron por incobrables en un plazo de tiempo determinado y se divide entre el total de ventas de ese mismo período.

Esta estimación reduce las ganancias del período reflejadas en el estado de resultados. Una vez que la empresa ha determinado que una parte de su saldo de cuentas por cobrar será incobrable, debe hacer el asiento contable mediante el cual:

• Se retira del total de cuentas por cobrar la cantidad de dinero que no se cobrará.
• Se reduce del saldo de la provisión la cantidad incobrable.