Diferencias entre la contabilidad manual y la computarizada

En contabilidad, las transacciones financieras se registran, procesan y presentan para generar estados financieros, que son usados por las personas para tomar decisiones específicas. Tradicionalmente, la contabilidad se ha realizado manualmente, por un contador capacitado, con el uso de registros, libros de cuentas, vales, etc. pero gracias a las nuevas tecnologías, la contabilidad computarizada está en boga, debido a su precisión, conveniencia y velocidad.

Tanto el sistema manual como el informático se basan en los mismos principios, convenciones y conceptos de contabilidad. Sin embargo, difieren en su mecanismo, en el sentido de que la contabilidad manual utiliza lápiz y papel para registrar transacciones, mientras que la contabilidad computarizada hace uso de computadoras e Internet, para ingresar transacciones electrónicamente.

La contabilidad manual, como su nombre lo indica, es el sistema contable en papel, en el que los registros de diario y el libro mayor, los comprobantes y los libros de cuentas se utilizan para almacenar, clasificar y analizar las transacciones financieras de una organización.

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A menudo es utilizado por pequeños empresarios, como propietarios únicos, comerciantes, etc., para mantener el registro de las transacciones comerciales, debido a su menor costo.

Una de las ventajas del sistema de contabilidad manual es su fácil accesibilidad. También se caracteriza por la confidencialidad. Sin embargo, las cuentas manuales solo pueden prepararse correctamente por una persona capacitada.

Por otro lado, la contabilidad manual es susceptible a errores, ya que es probable que se den situaciones en que el encargado de llevar la contabilidad realice un registro incorrecto, omita un dato, etc.

La contabilidad computarizada se puede describir como aquella en que se utiliza un sistema informático y un software especializado para mantener en orden las transacciones financieras.

El sistema de contabilidad computarizado se basa en el concepto de base de datos. La base de datos de contabilidad se mantiene automáticamente, con una interfaz activa en la que se utilizan los programas de aplicación de contabilidad y el sistema de informes. Sus dos principales elementos son:

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• Marco contable, que se compone de principios y una estructura de agrupación para el mantenimiento de registros.

• Procedimiento operativo, el cual es el procedimiento usado para operar el sistema a fin de almacenar y procesar los datos.

• En la contabilidad manual, el registro de la transacción se puede realizar a través del libro de entrada original, es decir, el libro diario. Por el contrario, en la contabilidad computarizada, las transacciones se registran en forma de datos, en la base de datos personalizada.

• En la contabilidad manual, todos los cálculos, es decir, la suma, la resta, etc. con respecto a las transacciones se realizan manualmente. En contraste, en contabilidad computarizada, no hay necesidad de realizar cálculos, ya que los cálculos son realizados por la computadora automáticamente.

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• En la contabilidad manual, una persona es la encargada de administrar, ingresar y actualizar las transacciones, lo que es tedioso y requiere mucho tiempo. Por su lado, en la contabilidad computarizada, una vez que se ingresa la transacción, se actualiza automáticamente en todas las cuentas con las que se relaciona y, por lo tanto, el proceso es comparativamente más rápido.

• En el método de contabilidad manual, si ocurre un error al ingresar y publicar la transacción en los libros de cuentas, se pueden pasar las entradas de ajuste para obtener resultados precisos. Además, las entradas de ajuste también se realizan para cumplir con el principio de conciliación, es decir, los gastos del período contable deben coincidir con los ingresos respectivos. Por otro lado, en contabilidad computarizada, para cumplir con los principios correspondientes, se preparan el diario y los comprobantes, pero las entradas de ajustes no se pasan para la rectificación del error a menos que el error sea un error de principio.

• Uno de los méritos de la contabilidad computarizada de la que carece la contabilidad manual es que en ésta no hay forma de hacer una copia de seguridad de todas las entradas y estados financieros, pero en la contabilidad computarizada, los registros contables pueden guardarse y respaldarse.

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• En la contabilidad manual, el balance de prueba se prepara solo cuando se requiere, mientras que, en la contabilidad computarizada, el balance de prueba instantáneo se proporciona diariamente.

En un sistema de contabilidad manual, el estado financiero se prepara al final del período, es decir, el año financiero. Por el contrario, el estado financiero se proporciona con el clic de un botón, en el sistema de contabilidad computarizado.