La diferencia entre gastos y desembolsos

Es muy importante conocer la diferencia entre los desembolsos y los gastos cuando se habla de las finanzas de una empresa.

Los términos gastos y desembolsos tienen aspectos en común, en la gran mayoría de los casos representan “egresos” o salidas de efectivo que afectan el flujo de caja de la empresa. Un gasto es un desembolso de dinero pero no todo desembolso contablemente se considera un gasto.

Entre los términos desembolsos y gastos son más las diferencias que similitudes por lo que no deben confundirse o utilizarse como sinónimos.

Un desembolso o egreso ocurre generalmente con fines de inversión o financiación y no necesariamente se reflejan en el estado de resultados. Un gasto ordinario ocurre con fines operacionales, es decir, es necesario para sustentar las operaciones del negocio y afecta el resultado de la compañía.

Para dar un ejemplo, cuando una empresa compra un equipo con fines productivos, ocurre un desembolso, una salida de efectivo de la caja, de los bancos o de algún apartado con esos fines, no obstante no se reflejan gastos por la “compra del equipo.” En su lugar se crea una partida de provisión en el balance general llamada “depreciación aculada” que se amortiza periódicamente durante la vida útil del equipo reflejando “gastos por depreciación” durante los próximos cinco años por ejemplo.

Continuaremos revisando los conceptos de desembolso, gasto y procuremos responder a la pregunta ¿Cuál es la diferencia entre desembolsos y gastos?

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De acuerdo con Bizfluent.com un gasto es un dinero pagado para financiar o sustentar las operaciones de un negocio. Por ejemplo un pago de la nómina, salarios o mano de obra directa e indirecta, las compras de suministros o materias primas, los gastos necesarios para la promoción y ventas.

Para Harold Averkamp de Accountingcoach.com un gasto es un desembolso ordinario de dinero que se informa en el estado de resultados, un gasto “expira” y es un dinero que se agota para obtener ingresos durante el lapso de tiempo que se indica en el estado de resultados. Un gasto puede ser la publicidad, los sueldos y salarios, los impuestos, los intereses, aranceles de las mercancías importadas, gastos por transportación, comisiones, entre otros.

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Un desembolso es una salida de efecto o una afectación del flujo de caja de la empresa, es un concepto contable y financieramente más amplio que un gasto ordinario o común.

Un desembolso puede ocurrir por la compra de un mobiliario, maquinaria o equipo, pagos de deudas, en términos simples un desembolso también puede ser visto como un gasto como por ejemplo el reembolso por el pago de un servicio. Más un gasto ordinario no es tratado contablemente como un desembolso.

De acuerdo con Bizfluent.com “un desembolso se considera un tipo de gasto, pero un gasto no siempre se clasifica como un desembolso.”

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El término desembolso se puede emplear cuando se habla de los gastos de una empresa, como la relación de pagos de los reembolsos por un servicio.

Sin embargo, los desembolsos y los gastos comunes de los negocios no son la misma cosa, a pesar de que el desembolso puede ser considerado como un gasto.

Los gastos comunes siempre se reportan en el estado de resultados afectando el resultado, ya sea la ganancia o la pérdida del negocio. Un desembolso se verá reflejado directa o indirectamente en el estado de flujo de efectivo y no necesariamente en el estado de resultados.

Los desembolsos incluyen los pagos realizados en nombre de una persona que más tarde recibirá el dinero como parte de un acuerdo con la empresa y que son deducibles de impuestos.

Los desembolsos también incluyen las compras de activos que no se reportan en el estado de resultados. A diferencia de los gastos generales de la empresa los que por su parte, se refieren a todo el dinero que una empresa invierte en material de oficina, contratación de empleados y productos de comercialización. No todos los gastos son deducibles.

Accountingcoach.com ilustra de manera práctica la diferencia entre gasto y desembolso con el siguiente ejemplo: Una empresa lleva a cabo un desembolso por USD 255,500 para comprar una máquina pesada.

El desembolso y la afectación del flujo de efectivo se dan en un solo día y la máquina entra en operaciones. Suponiendo que la maquinaria tendrá una vida útil de siete años, según el método de depreciación en línea recta, el desembolso por la compra del equipo no se reporta de forma inmediata en el estado de resultados. En su lugar se reflejará como gasto de depreciación de por USD 100 por día durante los próximos 2.555 días (7 años de servicio con 365 días cada año).