Las diez reglas de una comunicación empresarial escrita

Las empresas se apoyan en diferentes formas de comunicación empresarial para transmitir y recibir información, ya sea de forma directa o sutilmente indicada. La comunicación comercial hablada ayuda a facilitar las negociaciones, a construir relaciones personales y a asignar tareas rápidamente. La comunicación comercial no verbal es una herramienta matizada que ayuda a establecer autoridad, buena relación o aprobación a través del contacto visual, los apretones de manos y el lenguaje corporal. La comunicación comercial por escrito a veces puede ser malinterpretada cuando se la escribe de forma incorrecta, ya que el autor no está presente para ofrecer señales orales o no verbales sobre el tono y la intención. Seguir las 10 reglas de la comunicación comercial por escrito puede ayudar a evitar errores.

Elige el formato apropiado cuando escribas la comunicación empresarial por escrito. Por ejemplo, los correos electrónicos llegan a grandes grupos de gente de forma eficiente, pero les puede faltar la calidez de una nota escrita a mano o la confidencialidad de una carta comercial formal, ya que se puede enviar fácilmente a destinatarios no deseados. Los memorandos de oficina funcionan bien para enviar información de trabajo básica, pero les falta la formalidad de un manual de empleados o de los informes por escrito.

La comunicación comercial por escrito debe contener un mensaje claro. Nunca dejes que los destinatarios averigüen cuál era tu intención. Decide de ante mano de qué intentas convencer, dejando fuera la deliberación o la información irrelevante que podría distraerte del mensaje principal. Por ejemplo, no utilices un memorando de oficina que simultáneamente reprenda a los empleados por demorarse en el tiempo para almorzar y felicites a alguien por su nuevo bebé. Estas son cuestiones separadas.

El mundo comercial gira a velocidades cada vez mayores; no hagas perder el tiempo de la gente con largas misivas que se pueden escanear, borrar o malinterpretar rápidamente. Di tu mensaje de forma concisa. Utiliza párrafos cortos, oraciones cortas y opciones de palabras simples.

La comunicación comercial por escrito siembre debe tener un tono profesional y comercial. Evita la jerga, los chismes y en lenguaje y las abreviaturas excesivamente casuales. Por ejemplo, no comiences la correspondencia comercial con "¿Cómo va todo?". En lugar de ello abre con "Estimados señores", "Estimada Sra. Williams" o "Estimado director de Recursos Humanos".

El formato de la comunicación comercial por escrito es simple, con construcciones fáciles de leer que incorporen viñetas y texto resaltado en negrita cuando es necesario. Mantente alejado de las letras coloridas y los emoticones en la correspondencia por correo electrónico ya que esto no es profesional.

Deberás estar al corriente de tus destinatarios, ya que esto te ayudará a enmarcar adecuadamente el mensaje. Por ejemplo, una carta comercial a un colega podría omitir detalles o definiciones innecesarios que el destinatario, al estar en la misma industria, ya conoce y entiende. Una carta comercial a un cliente potencial preocupado por el mismo producto podría incluir cualquier información de base adicional y una evidencia persuasiva.

Nunca envíes un correo electrónico, una carta comercial o un fax de una carta de presentación sin primero revisar su contenido. Los errores de ortografía, los errores gramaticales y los comentarios demasiado habladores o las declaraciones airadas pueden impactar de forma negativa la comunicación comercial.

Emplea la cortesía con la comunicación comercial por escrito, particularmente con el correo electrónico. Revisa dos veces la dirección para asegurarte de que tu correo está dirigido al destinatario adecuado; sé juicioso cuando utilices las funciones "cc" o "responder a todos". Obstruir la bandeja de entrada de las personas con correos electrónicos no pertenecientes a sus responsabilidades hace perder tiempo y es irritante.

Utiliza la sensibilidad cuando estés escribiendo correspondencia comercial. Cualquier carta, correo electrónico, nota o informe se puede copiar y distribuir a otros, por lo que deberás ser cuidadoso sobre las declaraciones negativas, las críticas, los chismes y la información confidencial de la empresa. Nunca distribuyas de forma intencional la comunicación escrita que no estaba hecha para que otras personas leyeran.

Aumenta la eficiencia señalando tu intención de seguimiento de la comunicación comercial para evitar la ambigüedad. Por ejemplo, escribe, "Te llamaré mañana a la tarde para discutir más sobre el informe que te adjunto".