¿Qué es el diario de cuentas por pagar?

"Cuentas por pagar" es un término financiero básico y muy aplicado a las empresas y a los hogares, junto con las llamadas “cuentas por cobrar.”

Un seguimiento o diario de cuentas por pagar se refiere a un registro y control de las “acumulaciones de cuentas por pagar”, es decir, a las cantidades monetarias que un individuo o compañía deben pagar (honrar) ante sus proveedores para realizar los pagos oportunamente y mantener su historial de crédito.

Aunque hay diversos rubros de cuentas por pagar, como cuentas por pagar a socios o directivos, cuentas por pagar a empleados y cuentas por pagar a empresas relacionadas, se presta un énfasis especial a las “cuentas por pagar comerciales” o crédito comercial, que se refiere a un tipo específico de deuda o pasivo que se obtiene cuando el cliente recibe bienes y servicios de parte de un proveedor, antes de haber pagado por ellos.

Un término que suele confundirse con “cuentas por pagar” son las “cuentas por cobrar”. Una manera fácil de distinguir entre ambos es recordar que las cuentas por pagar se refieren a las deudas (o pasivos), mientras que las cuentas por cobrar se refieren a los activos.

En una orden de compra entre un cliente y un proveedor, el cliente registrará el importe objeto de la compra en su diario de cuentas por pagar, mientras que la empresa proveedora registrará un asiento de cuentas por cobrar producto de la venta a crédito.

En otras palabras, lo que para un cliente se traduce en una cuenta por pagar a proveedores, para un proveedor se traduce en cuenta por cobrar. Generalmente, es el proveedor quien lleva un seguimiento de las cuentas por cobrar, mediante una adecuada gestión de cobranza buscando optimizar su ciclo de caja.

Sin embargo, un adecuado registro y mantenimiento de un diario de cuentas por pagar permite llevar un control más eficiente de las cuentas y los pagos en pro de mantener una intachable solvencia y crédito intacto con los proveedores, tan necesario para optimizar la rentabilidad de patrimonio.

A continuación describimos las opciones disponibles para llevar un adecuado registro y seguimiento de las cuentas por pagar, es decir, un diario de cuentas por pagar.

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En esta era de tecnología, existen muchos programas o software contable que les permiten a los usuarios registrar y mantener un seguimiento de las cuentas por pagar, y virtualmente, de todas las demás funciones de contabilidad.

Tales herramientas son especialmente valiosas para las empresas que hacen cientos, e incluso, miles de compras diarias, aunque más y más individuos también han comenzado a usarlos en la casa.

Uno de los proveedores de programas de contabilidad más conocidos es la compañía Intuit, que ofrece QuickBooks Enterprice Pro para Mac y PC. Estas y otras catorce recomendaciones de software contable la puedes encontrar en financesonline.com.

El programa Excel de Microsoft es un software de hoja de cálculo simple y fácil de aprender, que viene con casi cualquier ordenador, e incluso, dispositivo inteligente.

Muchas personas y empresas lo usan para realizar sus actividades contables, incluyendo las cuentas por pagar. Debido a que, en esencia, las cuentas por pagar son simplemente dinero que se debe por servicios, registrarlo puede ser tan fácil como agregar la factura o la cantidad debida a una hoja de cálculo y removerla una vez que el dinero ha sido pagado.

Microsoft Excel hace que el seguimiento de cuentas por pagar sea efectivo sin tener que comprar un nuevo software.

Un diario de cuentas por pagar en Excel puede ser tan simple como que diseñes una plantilla con un mínimo de cinco columnas: una para el nombre del proveedor; otra para el número de factura a crédito u orden de compra; una más para el importe adeudado; el vencimiento o fecha límite de pago; y una última para alguna descripción u observación.

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Para quienes no sean expertos en computación o prefieren registrar los detalles a mano, deben usar un libro mayor para llevar el seguimiento de las cuentas comerciales por pagar, aunque lo recomendable es que instruyas primero sobre cómo usar un libro mayor en contabilidad.

Un libro mayor general presenta columnas de débito y crédito para cada partida contable, en las que puedes mantener los asientos para cualquiera de los cinco tipos de cuentas principales, representadas por los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

Ya que las cuentas por pagar son técnicamente una forma de deuda, se registrarían en la sección "pasivos" del libro.

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