¿Cuál es la definición de Software Contable?

El software contable en las últimas décadas y en un era digital ha incrementado la efectividad y eficiencia de las empresas.

El software contable y administrativo ha optimizado el flujo de trabajo reduciendo incontables horas de labor de personal administrativo en extenuantes actividades operativas de registro, cálculo, resumen y preparación de datos. Bondad que ha permitido a las empresas enfocarse en la producción de bienes y servicios, la medición de estándares y la mejora continua.

Por lo tanto el software de apoyo administrativo se convirtió en una herramienta esencial para llevar los procesos contables de las empresas, independientemente del tamaño o sector.

Según Techradar.com los paquetes computacionales de apoyo contable y administrativo han alcanzado tal nivel de simplicidad y sofisticación que están más orientados a los dueños de pequeños negocios que a los contadores expertos, no hay tecnicismos complicados y se puede interactuar con ellos de forma muy amigable e intuitiva.

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El software contable es simplemente un programa de computadora o una serie de servicios basados ​​en la nube que permite al personal de cualquier negocio registrar, clasificar, procesar y resumir electrónicamente todas las transacciones contables y financieras de la entidad.

Existen varios tipos de programas contables dependiendo en el tipo de compañía y en el tamaño de las operaciones de negocios. Así tendremos software contable especializado para instituciones financieras, empresas por departamentos, fabricantes, mayoristas, tiendas minoristas, contratistas, entre otros.

Hay muchas tipologías para considerar en cuanto a software de contabilidad y cada paquete tiene su propia combinación de características, lo cierto es que antes de invertir en un paquete de apoyo contable busques la opinión de tu contador de confianza o de alguna firma auditora.

Cada paquete de software contable se orienta o se presenta por módulos para separar cada función o proceso. Estos módulos se desglosan por funciones contables, como: pagos órdenes de compra y facturación, recepción de cuentas, inventarios y bienes fijos, libros compras, diario y mayor.

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Entre los beneficios de un paquete contable computacional se incluyen según nibusinessinfo.co.uk los siguientes:

• Permite que el registro y asiento de datos sea fácil y rápido.
• Los retrasos que ocasionan procesos como registro de facturación, actualización y valoración de inventarios o conciliaciones bancarias se minimizan.
• Automatización de informes, resúmenes y reportes como detalles de cuentas, mayores deudores y acreedores, inventarios y ventas.
• Facilita considerablemente el proceso de auditoría y análisis.
• Se automatizan procesos contables antes complicados, como cálculo de nóminas, inventarios, impuestos, compras, ventas, conciliaciones.
• Permite la estandarización de los procesos de registro y reconocimiento de partidas y se facilita la aplicación de principios contables.
• Minimiza errores propios de la actividad humana como trascripción errada, asientos y clasificaciones incorrectas.
• Se facilita la integración con otros sistemas como los ERP, sistemas POS y banca en línea.   

Los pequeños empresarios por lo general asocian los software contables con altos costos de instalación y mantenimiento. Sin embargo, muchos de los programas disponibles ahora pueden personalizarse de manera tal que se ajustan a una amplia gama de negocios grandes y pequeños, sin sacrificar su funcionalidad.

Aunque la implementación de un software contable redunda en corto a mediano plazo en un ahorro considerable de tiempo y dinero, así como también puede mejorar la precisión y validez de las transacciones financieras, es válida la teoría de "garbage in, garbage out" esto es, basura que entra, basura que sale.

En tal sentido, es prudente que contadores o un personal calificado revisen y verifiquen los procedimientos de registro de las transacciones, asegurando así que toda la información reportada represente una foto verídica de la salud financiera de la compañía.

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La elección de un software contable debe venir acompañada de la asesoría y buen juicio de personal con experticia en el área contable e incluso de procedimientos de auditoría de software.

Cada opción informática de apoyo contable ofrece un conjunto particular de características y la decisión debe fundamentarse no solo en costos de implementación y mantenimiento, sino en facilidad de uso, integración, adaptabilidad a la empresa y vigencia en el tiempo.

La siguiente es una lista no exhaustiva de opciones a considerar fundamentada en la valoración de sitios como techradar.com y financesonline.com

• FreshBooks         
• Intacto sabio
• QuickBooks Enterprise
• Brightpearl
• KashFlow
• Sage 50cloud Accounting
• FreeAgent
• Zoho Books
• Xero
• NetSuite ERP
• Happay
• FinancialForce Accounting
• Tipalti
• Microkeeper
• Newoldstamp
• Nummuspay
• Kashoo