Definición de un sistema de contabilidad perpetuo

Un sistema de contabilidad perpetuo (uno de los dos tipos principales de sistemas de inventario) es común entre los minoristas más grandes de todo el mundo. Este sistema provee a una empresas una estimación casi instantánea del inventario en mano con el reconocimiento simultáneo de las ventas y la reducción de inventario. Saber cómo funciona un sistema de inventario perpetuo, conocer sus fortalezas y debilidades y algunas alternativas, puede ayudar a determinar si un sistema perpetuo es adecuado para tu negocio.

Los sistemas de contabilidad perpetuos utilizan sistemas de información contable para procesar las transacciones de inventario y de ventas al mismo tiempo en los registros contables. Cuando ocurre una venta, la empresa adeuda dinero en efectivo, los costos de los bienes vendidos, los créditos y el inventario al mismo tiempo. La entrada para el balance de ventas y las cuentas están en la cantidad del precio de venta, mientras que el inventario y el costo de una entrada vendida es el costo del producto. La diferencia entre las dos entradas se conoce como el margen bruto de la compañía en la venta del producto.

Los sistemas contables periódicos tienen la ventaja de que, salvo por el robo de los inventarios, la obsolescencia y los errores contables, el valor de éste siempre refleja la verdadera cantidad en mano. Esto es beneficioso para los contables de la empresa, porque la empresa no tiene que sumar el inventario para determinar la existencia disponible. Esto permite a la empresa mejorar la gestión de la solicitud de productos y su reposición, mientras evita la acumulación de productos cuando la demanda cae.

Los sistemas de inventarios periódicos son a menudo parte de los sistemas de información contable elaborados y de los programas de planificación de recursos empresariales. A menudo, estos programas son muy caros y requieren mantenimiento continuo y capacitación especializada para operarlos. Como tal, el inventario perpetuo es más común en los organismos más grandes que en las pequeñas empresas. Sin embargo, con el crecimiento de la capacidad de los programas de software de contabilidad, los sistemas de inventario permanentes son cada vez más comunes en los negocios pequeños.

La alternativa al sistema de inventario perpetuo es el sistema de inventario periódico. La contabilidad del inventario periódico registra sólo el cargo del dinero en efectivo y del crédito a las ventas en el momento de la venta de un producto. Cuando las mercancías se compran a lo largo de un período, la compra se graba en una cuenta de compras, y al final del período la contabilidad de las compras y las actividades de venta se reconcilian con el costo de los bienes vendidos. Para las empresas con menores cantidades de inventario, este método funciona bien. Para las grandes empresas, este proceso puede llegar a ser engorroso.