Definición de un presupuesto de funcionamiento

Toda organización debe tener un adecuado control de sus gastos y desembolsos, la planificación financiera, es decir, la oportuna previsión de las entradas y salidas de efectivo es de suma importancia para alcanzar los objetivos a nivel del ingreso operativo y beneficio neto.

El presupuesto de funcionamiento o presupuesto operativo es uno de los instrumentos para lograr una adecuada planificación financiera.

El presupuesto operativo es un documento financiero que ayuda a una empresa a tomar decisiones importantes sobre sus actividades, especialmente inherentes a la naturaleza de sus gastos y desembolsos cuantías y horizonte temporal para su ejecución.

Un presupuesto operativo no tiene un impacto inmediato sobre el estado actual de la empresa y sólo muestra las proyecciones futuras. Las empresas crean y ajustan los presupuestos de funcionamiento, según sea necesario para ayudar a reflejar situaciones del negocio cada vez con mayor precisión.

El presupuesto de funcionamiento se basa en premisas o previsiones de futuro. Una previsión adecuada, precisa, con base en argumentos tanto históricos como pronósticos de mercado brinda el apoyo necesario para mejores decisiones de los directivos de la empresa. De allí la importancia de los presupuestos para el negocio.

Los analistas se valen de programas para ayudar a calcular rápidamente las ventas de la empresa y las proyecciones de ingresos y gastos de funcionamiento y con base en ello tomar decisiones informadas sobre los acontecimientos futuros de corto y mediano plazo, aunque siempre habrá un elemento de incertidumbre que las empresas tratan de reducir a partir de premisas cada vez mejor fundamentadas.

Aproximemos a través de ésta entrega ¿qué es el presupuesto de funcionamiento? así como ciertas características de tan importante documento previsivo.

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Citando a Businessdictionary.com el presupuesto operativo es una proyección detallada de los ingresos y gastos de una empresa para un período determinado, generalmente un año. El presupuesto de funcionamiento toma base en los ingresos por ventas previstos o presupuesto de ventas y se compone tanto de éste como otros “sub-presupuestos.”

Un presupuesto de funcionamiento da cuenta de la previsión de ingresos, presupuesto de compras, costo de las mercancías o inventario, la nómina y otros gastos necesarios para un ejercicio futuro inmediato. Es común práctica de los contadores y la gerencia financiera elaborar y completar el presupuesto operativo con suficiente antelación al comienzo del ejercicio contable.

De acuerdo con accountingtools.com el presupuesto de funcionamiento es simplemente un documento que resume la previsión o pronóstico de los ingresos y gastos esperados para uno o varios períodos futuros. El presupuesto operativo se hace sólo por un período específico de tiempo. Algunas empresas lo hacen trimestralmente, mientras que otras lo hacen para todo el año.

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Lo complicado de un presupuesto operacional es la consideración de un adecuado balance entre el comportamiento histórico de las ventas y los gastos, su estacionalidad y la previsión de diferentes variables de mercado con base en los escenarios más probables.

Un adecuado presupuesto de funcionamiento toma en cuenta:

• Los históricos de ventas, su estacionalidad y crecimiento interanual.
• Los históricos de los gastos de funcionamiento.
• Las tendencias actuales de la industria o sector de competencia del negocio
• Estacionalidad o fluctuación del mercado
• Nuevos lanzamientos y fuerzas competitivas.

Un presupuesto operativo está diseñado para dar una perspectiva pormenorizada de todos los ingresos y gastos estimados.

El presupuesto de funcionamiento recopila información de todas las fuentes de negocio de ingresos, incluidos los intereses, ventas a crédito y de contado. También trata de dar cuenta de factores tales como el inventario y las cuentas incobrables, utilizando los datos del pasado y el análisis porcentual para crear cifras exactas.

El presupuesto operativo se compone de varios “sub-presupuestos” estimados, detallados, de menor escala o específicos que sólo se aplican a ciertas operaciones. Entre ellos:

• El presupuesto de ventas que pretende dar cuenta de todas los ingresos que se pronostican a crédito y de contado.
• El presupuesto de gastos directamente relacionados con el cobro de los pagos.
• Previsiones del inventario y el costo de los bienes vendidos que se añaden a la cuenta de los gastos en que incurrirá el negocio.
• El presupuesto de mano de obra directa y demás recursos que integran la nómina.  

El presupuesto de operación también tiene en cuenta todos los gastos de operación, los costos fijos más los servicios públicos, impuestos y otros gastos.

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El presupuesto operativo es utilizado por los distintos departamentos de una empresa para planificar sus proyectos de futuro. Un presupuesto operativo muestra la cantidad de dinero que el negocio debe tener en el próximo periodo.

Esta futura mirada de la situación de la empresa ayuda a los líderes a tomar decisiones sobre qué proyectos financiar, o no, con el fin de ahorrar dinero de acuerdo con las condiciones económicas y alcanzar así las metas tanto de ventas como de resultados netos y operativos.

Para controlar y conocer la efectividad de las previsiones hechas, el equipo de finanzas y planificación compara el presupuesto operativo con los resultados reales procurando según myaccountingcourse.com responder a preguntas como:

• ¿Se alcanzaron o superaron los objetivos de facturación y ventas?
• ¿Se excedieron las compras?
• ¿Las previsiones de nómina se cumplieron a cabalidad?
• ¿Las proyecciones de costos se subestimaron o se excedieron?
• ¿Hay gastos incurridos y no contabilizados?

La información obtenida a partir del seguimiento del presupuesto operativo sirve para realizar una mejor planificación, ajustes necesarios y mejores decisiones financieras, de inversión y operacionales.