Finanzas
Definición de presupuesto estratégico
La planeación estratégica involucra una serie de técnicas y conceptos valiosos para otorgar direccionamiento a tu organización. Describe los pasos que debe seguir tu organización para definir un verdadero enfoque estratégico:
Uno de los primeros pasos es visualizar la dirección que seguirá la gestión en tu empresa. Esa idea que tienes en mente debe expresarse en una visión organizacional que puedas compartir.
A continuación junto a tus socios o gerentes debes enfocarte en contestar la siguiente pregunta: ¿Qué hace tu organización y para quién? La respuesta se reconoce como la misión organizacional.
En tercer lugar es necesario que definas los objetivos de largo plazo, así como la forma de medirlos. A partir de ellos formulas una estrategia para llegar a donde tu empresa debe estar.
La alineación estratégica es necesaria para lograr que el equipo organizacional se mantenga enfocado. Puedes lograrlo por medio de la visión, la misión y objetivos definidos claramente. Este enfoque único permite maximizar los recursos de tu organización. Evitando la pérdida de tiempo y dinero en proyectos o actividades que no son importantes.
Una herramienta muy útil es el mapa estratégico. Facilita la comprensión de tendencias y escenarios en tu sector que podrían afectar en el futuro a tu organización.
Balancedscorecard.org presenta conceptos y procedimientos relacionados con estos mapas estratégicos. Así como ejemplos valiosos que demuestran su aplicabilidad en diversos sectores.
Un plan estratégico es una guía valiosa para tus empleados. También para ti como líder de tu organización y tus socios. El plan les permitirá saber a dónde van y por qué deben dirigirse hacia allá.
La información contenida en tu plan estratégico es muy valiosa. Aunque el verdadero tesoro esta en el proceso utilizado para crearla. Esta información debe compartirse con todos los miembros de tu equipo.Una gran estrategia a menudo es reevaluada de forma continua, ya sea anual o trimestralmente. No es un resultado estático, debe ajustarse en la medida que cambian las condiciones del entorno.La estrategia orienta las decisiones, te permite saber qué hacer y en qué momento. Un plan estratégico le dice a tu personal lo que debe hacer para apoyar las metas organizacionales. Un plan estratégico bien comunicado genera una mayor productividad. También transmite una cultura de respeto y empoderamiento al personal. Si las personas tienen el nivel de desempeño esperado significará lograras una gran eficiencia.
¿Qué es un plan estratégico?
El sitio SMEStrategic.com presenta detalles del proceso para la formulación del planteamiento estratégico organizacional. Te resumimos algunos detalles a continuación.
Pasos de la planeación estratégica
Ahora que conoces la importancia de la planeación estratégica. Veamos la secuencia de cuatro pasos para ejecutarla:
Paso 1: ¿Dónde estamos? y ¿Cómo llegamos hasta aquí?
Paso 2: ¿A dónde queremos ir? ¿Cuál es nuestra visión de éxito?
Paso 3: ¿Cuáles obstáculos encontraremos en el camino?
Paso 4: ¿Qué necesitamos hacer para llegar allí?
La dirección estratégica aplicada en cualquier organización de manufactura o servicio. Incluye el reconocimiento y control de las principales fuerzas que impulsan el negocio hacia los objetivos previstos.
Por esta razón debes evaluar el nivel de competitividad de tu empresa en el mercado y desarrollar tu planteamiento estratégico. Este incluye visión, misión, estrategias tácticas y valores fundamentales.
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Importancia del direccionamiento estratégico
El direccionamiento estratégico le concede fuerza y cohesión a la gerencia organizacional. Establece la estructura de responsabilidades internas que cada departamento y trabajador asume. Una visión organizacional clara permite a tus trabajadores conocer el propósito y objetivos de la empresa. Estrategias y tácticas le permiten al personal comprender el papel que deben cumplir para contribuir al logro de los objetivos.Con base en las estrategias formuladas es posible realizar la asignación de recursos para fortalecer tus procesos. La evaluación continua del progreso hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos permite tomar correctivos.
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Distribución estratégica y operativa de los recursos
El vínculo financiero principal entre el plan estratégico y el plan operativo es el establecimiento de un presupuesto departamental. El plan estratégico genera un presupuesto operativo estimado que se basa en ingresos proyectados.
El plan operativo te proporciona cifras más precisas que se pueden usar para medir el éxito de tu plan estratégico. Si el presupuesto operativo es más de lo que prevé el plan estratégico, entonces la empresa debe trabajar para alinearlos.
Se utiliza un plan operativo para determinar las tareas a realizar. Además del uso adecuado para los recursos de tu empresa, por ejemplo inversión en equipos e instalaciones.
Un plan estratégico describe qué tipo de asignación de recursos se necesita para lograr los objetivos establecidos. De esta forma se logra la sinergia entre el presupuesto organizacional y el presupuesto departamental
El plan operativo y el plan estratégico se complementan para determinar la asignación más eficaz de recursos para cada departamento. Mientras se persiguen los objetivos propuestos en el plan principal.
Los planes operativos permiten la gestión del rendimiento esperado de los procesos. Estos planes estiman las necesidades con base en las cifras de rendimiento esperado.
Por ejemplo, si se espera que el departamento de fabricación produzca 20 unidades por hora. Pero el personal actual solo permite 15 unidades por hora, entonces será necesario contratar personal o tiempo extra para alcanzar el resultado.
Un vínculo esencial entre el plan estratégico y el plan operativo es que el segundo proporciona los detalles necesarios para ejecutar el plan macro.
Por ejemplo, si parte del plan estratégico involucra la construcción de un nuevo centro de distribución. Entonces el plan operativo incluirá todos los detalles necesarios para construirlo.
Es decir, en el plan operativo se incluirá la obtención de los contratistas. También actividades y costos para encontrar terrenos, obtener permisos para operar en esas sedes y tal vez contratar personal.
Tu organización requiere utilizar una variedad de métodos para alcanzar sus objetivos. Necesitas preparar planes para la gestión de los recursos, incluyendo un criterio para asignar dichos recursos a cada área organizacional.
Cuando analizas el proceso organizacional en detalle. Puedes observar que la gerencia necesita recursos financieros, materiales y humanos, además de la autoridad para dirigir la organización.
Estos recursos usualmente se muestran detallados en los planes presupuestarios, allí se describen vinculados a cada objetivo propuesto. Esta distribución usualmente obedece a políticas gerenciales.
De igual forma a nivel operativo dentro de tu empresa, puedes observar que el personal necesita equipos y herramientas para cumplir su labor. También deben poseer habilidades y destrezas individuales que los habiliten para trabajar.
La evaluación de los objetivos de tu empresa, así como la medición en procesos departamentales permite monitorear y ajustar actividades. La observación hace posible detectar cualquier faceta del negocio que no esté apoyando los objetivos.
Los cambios que resultan de la evaluación continua pueden incluir ajustes tácticos y mayor entrenamiento para mejorar el desempeño.
El nivel de eficiencia con el que la gerencia de cada área utiliza los recursos asignados permite que la organización cumpla sus objetivos en términos de rentabilidad y resultados operativos.
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¿Qué es el presupuesto estratégico?
El presupuesto estratégico está estrechamente vinculado con el plan estratégico de la organización. Usualmente un plan estratégico organizacional mantiene un horizonte de cinco años para el establecimiento de metas.
Este plan estratégico se desarrolla en planes operativos anuales que permiten descomponer estos objetivos a largo plazo en objetivos anuales.
El presupuesto estratégico se despliega en el plan operativo anual, aunque muestra las categorías agrupadas.
Un presupuesto estratégico además detalla la asignación en unidades monetarias (dólares) por cada rubro general, de ingresos y de gastos.
Estructura del presupuesto estratégico
El presupuesto estratégico es una estimación de recursos para la gestión organizacional en un plazo mayor a un año.
La intención detrás del presupuesto estratégico es desarrollar un plan que respalde la visión a largo plazo y permita alcanzar la posición futura de una entidad.
Esto pudiera significar para tu empresa, por ejemplo, el desarrollo de nuevos mercados geográficos o la investigación y desarrollo para la introducción de una nueva línea de productos.
Tal vez la instalación de una nueva plataforma tecnológica o la reestructuración de tu organización. Todos estos ejemplos justifican que no es posible completar las actividades requeridas dentro del período que abarca un presupuesto operativo anual.
Además, si solo utilizas recursos asignados en el presupuesto operativo anual es posible que la financiación necesaria para terminar una iniciativa plurianual sea insuficiente. En tal circunstancia debes garantizar la inclusión de recursos adicionales en planes anuales subsiguientes.
Por lo tanto, solo mediante la inclusión de estos proyectos en el presupuesto estratégico de tu empresa podrás garantizar la continuidad que permita lograr las mejoras a largo plazo en la posición estratégica de tu organización.
El presupuesto estratégico se ocupa poco de los ingresos detallados. Así como tampoco centra su atención en los rubros de gastos que normalmente se encuentran en un presupuesto operativo anual.
La distribución de los recursos sigue una clasificación más general y se agrupa en un número menor de renglones. El propósito no es ver los gastos pequeños, sino los grandes rubros.
De esta manera, hace menos énfasis en precisar elementos específicos y un mayor enfoque los objetivos generales que deben alcanzarse. El presupuesto estratégico servirá de patrón para el posterior control presupuestario.
El énfasis del presupuesto estratégico es alejarse de la estimación presupuestaria.
Enfocándose en temas como: gestión de riesgos, amenazas competitivas, oportunidades de crecimiento o necesidades de reasignar recursos a zonas de mayor crecimiento.
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Vinculación con la planeación a largo plazo
El presupuesto estratégico debe estar enlazado con los planes a largo plazo de tu organización.
Si haces seguimiento a la asignación a corto plazo de los recursos presupuestarios en las distintas áreas de tu organización podrías esperar que sea posible alcanzar sus metas.
También podrá ocurrir que estas gastando recursos de formas poco efectivas y tal vez ineficientes. El concepto detrás de la formulación del presupuesto estratégico es que el gasto tiene un propósito.
Por esta razón tiene sentido asociar el gasto a un plan estratégico. Cuando la organización revisa su plan a largo plazo, también ajustará sus planes operativos anuales posteriores en procura de eficiencia en la asignación de recursos y esfuerzos.
Estableciendo prioridades y presupuesto estratégico
La distribución de recursos observada en el presupuesto estratégico debe representar las necesidades organizacionales. Sin importar si la empresa es pública o privada.
Todas las organizaciones tienen múltiples necesidades, pero no todas las necesidades pueden ser satisfechas por igual como si se tratara de una receta.
Por esta razón es necesario que el presupuesto estratégico se mantenga actualizado y refleje las necesidades prioritarias.
Una organización tiene que dar prioridad a los programas o proyectos que responden a su visión y misión. La revisión de tu plan presupuestario te permite como gerente impulsar las áreas estratégicamente importantes.
Generalmente, los programas o proyectos con mayor presupuesto asignado corresponden a las áreas prioritarias para la directiva.
Si una organización pública o sin fines de lucro utiliza la planeación estratégica. El presupuesto estratégico reflejará también los objetivos a corto y largo plazo.
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Control y seguimiento presupuestario
Otra de las ventajas del presupuesto estratégico se refleja posteriormente en la fase de ejecución presupuestaria. Esta fase es llamada control presupuestario.
La organización evalúa la forma como cada área o proyecto se desempeña frente a su asignación presupuestaria. Además, durante este proceso se examina si las asignaciones presupuestarias por área o proyecto fueron acertadas.
Es decir, si contribuyeron para que la empresa lograra cumplir los resultados esperados de manera conjunta, cualquier desviación podrá ser detectada y de esta forma se aplican los ajustes necesarios a nivel operativo e incluso estratégico.