Definición de políticas y procedimientos

Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños individuales.

En términos sencillos, una política define un resultado, en tanto que un procedimiento define los medios para hacerlo. Por ejemplo, Puede haber una política de la empresa en la que todas las adquisiciones de un empleado deben ser controladas por otro empleado, mientras que el procedimiento para lograrlo, puede ser que los recibos deban incluir los nombres de ambos empleados, el que hizo la compra y el que la controló.

Sería bueno poder preparar una serie de políticas de empresa cuando inicias tu negocio, y nunca tener que volver a retomarlas. No obstante, tu libro de políticas y procedimientos debería ser pensado como un documento vivo, con el agregado de nuevas políticas, si surge la necesidad de hacerlo.

Uno de los mejores ejemplos de cuándo es necesario actualizar una política es cuando los negocios pasan de ser manejados por un sistema manual, a ser gestionados en forma electrónica.

Mantener todas las políticas y procedimientos de forma escrita, aumenta las posibilidades de que sean aplicadas a cada empleado de la empresa de manera justa y equitativa. Por ejemplo, si algún encargado sanciona a un empleado por comer papas fritas en la cinta transportadora, el empleado podría alegar desconocer la política si no le fue entregada por adelantado una copia de un manual del empleado consignando la política de "no comer".

Las políticas y procedimientos claros permiten a cada empleado conocer cómo será juzgado, y a cada encargado poder comparar objetivamente el desempeño individual. Por ejemplo, si la política es que cada empleado realice cinco controles de calidad por hora y documente esos controles en un archivo de tareas, es muy fácil para un encargado sentarse al final del día y ver quién está alcanzando esos niveles y quién no.

Los encargados pueden utilizar a diario parámetros como momentos de ayuda, mostrando a un empleado dónde su desempeño necesita ser mejorado, o dónde es destacable. Al término de cierto período de tiempo, puede mostrarse a cada empleado su desempeño promedio, en comparación con los parámetros, y tomarse decisiones de manera equitativa e imparcial sobre aumentos de salario, ascensos e incluso retención de un empleado.