Cómo preparar manuales de capacitación

Un manual de capacitación, es uno de los mejores recursos para la instrucción y mejora de las facultades del capital humano de una empresa.

Los manuales o protocolos de capacitación, permiten no solo la instrucción de personal de nuevo ingreso, sino el adiestramiento de personal antiguo en nuevos programas, sistemas o funciones.

Un personal autodidacta y cada vez más formado, en un entorno de conocimiento y conexión global demanda que los manuales y protocolos de capacitación e inducción estén a la altura como recursos claros, didácticos, ilustrados, procedimentales y especialmente vigentes y a la vanguardia.

Los manuales de capacitación y manuales de procedimientos, se elaboran como material de consulta permanente, para la aplicación de sus procedimientos e instrucciones. Un manual que sólo ocupa espacio en un estante es una mala inversión en tiempo y dinero.

Un manual de capacitación es sinónimo de disciplina, de existencia, estándares y procedimientos claros, organización e incluso de calidad. Resumamos en ésta entrega lo que un buen manual de capacitación debe contener, así como ciertas cualidades que debe reunir todo manual para que cubra el objetivo por el cual se formula.

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El diccionario de Cambridge en inglés, define el término de capacitación como el proceso de enseñanza-aprendizaje de habilidades específicas, que se necesitan para realizar un trabajo o actividad en particular.

La capacitación es simplemente una preparación para algo.

Según el Business Dictionary, la capacitación o entrenamiento es una organización de actividades dirigidas para impartir instrucciones e información para que un individuo o grupo mejore su rendimiento o alcance un estándar de conocimientos.

Una capacitación deficiente o la ausencia de capacitación, traen consigo alta rotación del personal, improvisación, improductividad, anarquía, conflictos y pérdida de competitividad.

Un manual de capacitación es un recurso que forma parte integral de un programa de capacitación. Es un documento que reúne un conjunto de instrucciones o pautas precisas para llevar a cabo un proceso, trabajo o conjunto de actividades en particular.

Un manual de capacitación, debe incluir información relevante para el adecuado desarrollo de cada una de las tareas en un puesto de trabajo, debe ayudar a los empleados a mejorar sus capacidades, elevar la productividad, evitar ambigüedades e improvisaciones, lo cual, redunda en beneficios para la empresa.

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Dado que los adultos aprenden de diferentes maneras, los manuales no deben limitarse solo a textos planos. Deben presentar el material en distintos formatos, como imágenes, dibujos, diagramas, gráficos y cuestionarios.

El uso de imágenes en colores, preferiblemente corporativos, contribuye al interés y e identificación con la organización.

Los manuales de inducción y capacitación, pueden formularse bajo dos ámbitos o niveles uno genérico o general y otro específico o especializados.

Según el portal Management Study Guide, los manuales genéricos tienen por objetivo será brindar información general sobre las políticas y normas de la empresa y las regulaciones que todo empleado, independientemente de su designación debe cumplir como: horarios, códigos de ética y conducta, vestimenta, leyes laborales, medidas de seguridad, relaciones interpersonales, entre otros.

El otro nivel serán los manuales específicos para ciertas tareas o cargos. Ofrecen pautas e instrucciones paso a paso con cierto grado de especialización para el perfeccionamiento de las funciones de un cargo.

La especificidad es necesaria. Un tema específico ayuda a que los autores compongan un manual claro, en contexto y que los lectores o alumnos se centren en el objetivo de la formación.

Reúne los materiales de referencia, políticas y otra información para desarrollar el contenido. Adapta el material en función de los objetivos del tópico, departamento o empresa.

Es muy recomendable el uso de ejemplos reales y casos prácticos. El material teórico puede estimular el pensamiento creativo o exponer objetivamente la intensión del escritor, pero no producirá la pericia destinada a la formación. Por lo que el manual no debe quedarse en el plano “cognitivo” sino trascender al plano “procedimental y actitudinal.”

El manual de formación debe contener información confiable, apreciaciones soportadas con hechos y datos, recabados de fuentes fidedignas y debe ser presentada de una manera que brinde resultados en el desempeño del trabajo.

El material debe ser organizado de una manera lógica. Si tu objetivo es capacitar a los nuevos empleados sobre la forma de utilizar el sistema de “intranet” una explicación de qué es y cómo se utiliza es un primer paso posible.

Agrega un poco de emoción. A lo largo de la redacción invita al lector a la reflexión y la puesta en práctica, incluye ideas y ejercicios motivacionales. Añade un poco de interés con el color, diseño, gráficos, cuestionarios interactivos, fotografías, diagramas, dibujos y materiales. Deja espacios para la retroalimentación y toma de notas importantes.

Pídele a alguien familiarizado con el diseño gráfico, así como la redacción técnica y edición orto-tipográfica que revise los materiales y aporte sus sugerencias.

Contrata a un grupo de expertos en la materia e invita a algunos que no lo sean para participar en una sesión piloto de entrenamiento e intercambiar ideas. Realiza los ajustes necesarios antes de iniciar la formación y lanzar el manual para uso general.

Una cubierta llamativa identificada con el logotipo, lema y colores corporativos y una contra-portada con la declaración de valores o la misión corporativa imprimirán identidad y cultura organizacional.