Definición del diario de ventas

Las empresas usan la metodología de contabilidad para mantener registros financieros precisos de todas las transacciones. Las transacciones comunes son organizadas en una sección separada del sistema de operación principal de 2 columnas de contabilidad general por organización y para reducir el número de entradas individuales necesarias. Estos registros de transacciones comunes se llaman diarios especiales. Un diario de ventas es un diario especial de rutina usado por empresas para registrar transacciones de venta compradas a crédito. Las ventas en efectivo por lo general se registran en un diario separado llamado diario de entradas de efectivo.

La única información requerida en un diario de ventas es la fecha de venta, el importe de la venta, y el cliente que es responsable por pagar por la compra realizada a crédito. Los artículos adicionales pueden incluir números de factura y un lugar para anotar si la cantidad fue publicada en el libro mayor. La práctica habitual es mantener simple el diario de ventas.

La estructura de un diario de ventas no es el formato de débito/crédito típico usado en el libro mayor. El formato se parece más a una hoja de cálculo con los encabezados de columnas para cada categoría de información como fecha e importe cargado extendiéndose horizontalmente en la parte superior. La información entonces se ingresa en cada fila bajo el encabezado de la columna correspondiente.

Después de que la información fue publicada en el diario de ventas, la información debe ser usada para actualizar la cuenta del cliente individual. Cuando una empresa usa un sistema de contabilidad computarizado, la actualización de las cuentas de los clientes se realiza de forma automática.

Desde los asientos de diario de ventas, los totales deberán ser publicadas en el libro mayor como un crédito a la cuenta de los ingresos por ventas y un cargo a la cuenta de cuentas por cobrar. El monto total actualizado de la cuenta de ingresos por ventas se coloca debajo de la parte derecha de la cuenta de total, y el monto total de la cuenta de cuentas por cobrar será colocado debajo del lado izquierdo de la cuenta total en el libro mayor.

Cuando un cliente devuelve un producto adquirido a crédito, o el comerciante hace una disminución postventa en el precio, el diario de ventas no se actualiza. Sólo las ventas a crédito se ingresan en un diario de ventas. La entrada por un retorno o ajuste de ventas se realiza en el diario general con débito a las devoluciones de ventas y cuenta de asignaciones y un crédito a la cuenta de cuentas por cobrar. Una actualización también se haría a la cuenta individual del cliente.