Definición del departamento de compras en una empresa

Todas las decisiones que se toman en una organización tienen potencial para afectar su rentabilidad, aumentándola o reduciéndola. Las decisiones oportunas pueden ahorrar dinero a cada empresa y mejorar su posición en el mercado.

El departamento de compras es un factor importante para la gestión exitosa de la cadena de suministro de una empresa. Smartsheet ofrece conceptos y ejemplos para un manejo óptimo de la cadena de suministro en diversos tipos de organizaciones.

Las empresas suelen comprar bienes y servicios para atender sus necesidades de materias primas o insumos. Generalmente, el departamento de compras es responsable de estimar necesidades de materiales y ejecutar los procesos de adquisición. Con este fin, negocia precios competitivos actuando con actitud vigilante para la buena administración de los inventarios.
El departamento de compras supervisa los costos de adquisición para asegurar que se mantengan dentro de los parámetros establecidos. Para garantizar la calidad y evitar prácticas poco éticas. La función de un área de compras formal generalmente están separadas de recepción de materiales y cuentas por pagar.
Las funciones principales del departamento de compras son el desarrollo de proveedores para optimizar la adquisición de materiales. Así como la negociación de precios para elaborar presupuestos de compras. También mediante el mejoramiento continuo puede atender sus debilidades en la gestión de compras y potenciar su alcance.

No dejes de leer: Ejemplos de procedimientos de compra

Especialistas explican que el desarrollo de proveedores son todas aquellas actividades que benefician a la empresa compradora y sus proveedores, como:

• Fortalecer sus capacidades a través de relaciones de confianza
• Promover un desarrollo conjunto
• Agregar valor a la cadena de abastecimiento
• Mejorar el rendimiento

Las habilidades de negociación son esenciales para obtener productos y servicios necesarios con las mejores condiciones de precio y calidad. Las empresas podrían ahorrar más dinero si el departamento de compras negocia precios sujetos a condiciones especiales, como contratos anuales, descuentos por volumen del pedido u otra forma variable, según los niveles de compra.

A menudo, el departamento de compras trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de cuentas por pagar y el almacén. El departamento de cuentas por pagar procesa los pagos por los suministros comprados, mientras que el departamento de almacén controla la recepción de los suministros para asegurar que el proveedor entrega la calidad prometida.

No dejes de leer: Cuales son los objetivos de la gestión de compra

Sin pretender mostrarte una lista exhaustiva, algunos de los principales objetivos del departamento de compras son:

Un departamento de compras efectivo puede lograr ahorros al elegir una combinación de proveedores que puedan ofrecer los mejores precios y términos. Durante el proceso, se terminan relaciones con proveedores que no pueden proporcionar el nivel correcto de calidad al precio requerido. El departamento de compras también puede lograr ahorros aprovechando las garantías y descuentos por pronto pago.

La gestión de la cadena de suministro implica compartir y gestionar los riesgos con los proveedores. Esto se puede hacer trasladando los riesgos de almacenamiento a los proveedores, quienes están mejor capacitados para administrarlos. También se puede hacer a través de la diversificación de la oferta, comprar volúmenes de insumos y comercializarlos.El departamento de compras debe identificar cuáles bienes y servicios son vitales para la empresa. Tomando las medidas adecuadas puede intentar asegurar la cadena de suministro. A menudo implica una decisión económica, donde un mayor riesgo genera precios más bajos o mayor presencia en el mercado.

Comprar no solo se trata de compartir el riesgo, también implica compartir los beneficios y trasladar el riesgo a un proveedor o subcontratar un servicio a menudo requiere más gestión de la cadena de suministro. El desafío es lograr que el proveedor quiera invertir en la relación a largo plazo con tu empresa.El departamento de compras también tiene que gestionar las relaciones internamente en su empresa. Tiene que trabajar con áreas internas como marketing, finanzas, logística y distribución para garantizar que estén todos alineados.

Los departamentos de compras pueden ayudar a mejorar la calidad mediante el seguimiento a la calidad en las entregas. La observación crítica de las características de calidad es una medida típica que puede aplicarse; para ello se apoya en el departamento de control de calidad y en la gestión de almacenes y suministros. Promover la innovación en equipos y materialesEl departamento de compras siempre está en contacto con una variedad de negocios externos. Está en una posición ideal para adquirir bienes y servicios innovadores que pueden proporcionar una ventaja competitiva a tu negocio. Puede representar una ventaja en precio, calidad o conveniencia

Tu departamento de compras debe identificar soluciones tecnológicas para resolver problemas de cadena de suministro. El departamento de compras también debe desempeñar un papel importante en la selección e implementación de sistemas ERP, sistemas de control de inventario y otras tecnologías que buscan mejorar la eficiencia de la gestión de su cadena de suministro.