Definición de cartas de negocios

La carta de negocios es un poderoso instrumento entre las tácticas de negociación. No debemos subestimar el poder de la palabra, un contenido lo suficiente explícito y perspicaz, puede tener tan igual poder de persuasión que el mas duro de los negociadores.

Por el contrario una carta de negocios con un lenguaje impreciso, somero, con errores y falto de coordinación puede significar un cliente menos.

Las cartas de negocios son mensajes formales que se envían de compañía a compañía, de negocio a cliente o de un cliente a un negocio. Hay varios elementos a considerar en una buena carta de negocios.

El lenguaje en una carta de negocios debe ser elegante y técnico, pero a su vez debe ser claro, preciso y al grano pues el destinatario es un empresario o ejecutivo con una agenda de trabajo o de negocios apretada y no va a estar perdiendo el tiempo en ambigüedades.

Cuidar y promocionar la imagen de la compañía, así como captar un mayor mercado no solo es responsabilidad exclusiva de un gerente de marketing.

La habilidad de negociar, el poder de persuasión y la comunicación con los clientes, es responsabilidad de todos los miembros claves de la empresa, desde la directiva, hasta la fuerza de ventas, producción, mercadeo y servicio al cliente. Todos en determinado momento estarán en la necesidad de redactar una carta de negocios.

Te puede interesar: ¿Cómo redactar una carta de contrato?

Una carta comercial tiene siempre intensiones de captar negocios o fidelizar clientes. Es un reflejo de la imagen de la empresa.

Por su importancia, tanto el estilo como el contenido deben ser profesionales. A continuación te ofrecemos unas breves pautas que debes tomar en cuenta cuando vayas a emitir una carta de negocios.

• Los datos tanto del remitente como del destinatario deben ser claros y precisos.
• Si has de emitir una carta comercial, la identificación de la empresa, tu nombre y cargo deben ser bien claros.
• El lenguaje debe ser formal, emplea el usted no el tú.
• Debes siempre ir al grano, el destinatario generalmente no querrá leer retahílas.
• El leguaje debe ser entendible, en términos comunes y comprensibles.
• Errores ortográficos y falta de sintaxis son imperdonables, son sinónimo de falta de imagen y profesionalismo.
• En caso de correos electrónicos, lo mejor es contar con una cuenta corporativa, da credibilidad y confianza.
• Mantener siempre la formalidad y nunca olvidar despedirse.
• Imagen corporativa, logotipo, eslogan y membrete de la compañía no deben faltar.  
• El color de la fuente debe ser siempre negro, otros colores restan formalidad

No dejes de leer: ¿Cómo escribir una carta para rechazar la oferta de un proveedor?

Según el laboratorio de escritura online Purdue OWL, una carta comercial o carta de negocios debe ser simple y concisa. Su estructura no debe ir más allá de una simple dirección y fecha, datos del destinatario, saludo, cuerpo, clausura y adjuntos de ser necesarios. En el referido sitio encontrarás modelos de cartas comerciales.

La primera línea de una carta de negocios, debe tener la fecha en que se escribió o completó.

Inmediatamente debajo de ésta, estará la dirección del remitente. No incluyas aquí el nombre de la persona que envía la carta.

En la gran mayoría de las ocasiones, la dirección del remitente en una carta comercial, se encuentra en el membrete o al pie de la página, en cuyo caso no debería repetirse bajo la fecha.

La carta de negocios es directa y personal. Es muy importante que conozcas a quién va dirigida. Esta sección de “dirección del destinatario” debería incluir el nombre de la persona a quien diriges la carta, la empresa y el cargo que ocupa.

Será valioso si conoces el título académico que ostenta el destinatario: Sr., Sra., Srita. Ing. o Dr. Delante del nombre. Por lo general, a las personas no les importará que se les trate con un título superior al que realmente poseen, es más bien un elogio.

Para direcciones internacionales, si incluyes el país dentro de la dirección, coloca en mayúsculas el nombre.

En el saludo, para un toque personal, usa el mismo nombre que el escrito en la dirección del destinatario. Puedes encabezar con “apreciado,…” seguido del nombre.

Está bien usar el primer nombre, si conoces personalmente al destinatario, pues en general te refieres a él de esta manera. Si no le conoces, es preferible utilizar la frase "a quien corresponda" o “apreciado señor(a)”

En el cuerpo de la carta debe prevalecer la formalidad. Usa líneas de un solo espacio, pero no entre párrafos, pues en este caso se usa el espacio doble. Es elegante usar texto justificado.

Tres párrafos de cuerpo son una formalidad, o a lo sumo cuatro. El primero es una apertura gentil seguida de una declaración de propósito.

El segundo párrafo debería comenzar justificando la importancia del propósito. Información de antecedentes y detalles de respaldo cerrarán este segundo párrafo o conformarán un tercero.

El párrafo final debe resumir brevemente el término propuesto y cerrar invitando a alguna acción.

Para cerrar la carta, inserta una frase como "Gracias" o "Saludos cordiales" seguido por una coma.

Inserta cuatro líneas entre el cierre y el nombre del remitente. Este espacio se usará para tu firma una vez que la carta se imprima. O se usará para la firma digital en caso de correos electrónicos.

Es común que una carta de negocios pueda contener adjuntos como un catálogo de productos, un presupuesto o referencias.

Debajo del cierre coloca la nota “se adjunta…” y en seguida listas el nombre de cada documento que está incluyendo.

Para finalizar, las iniciales de quien redacta y quien transcribe el documento a final de la carta comercial dan formalidad.

Se suele colocar las iniciales del transcriptor en minúscula y separado con una línea de división las iniciales de quien firma en mayúscula.