Cuentas por pagar vs. gastos devengados

Para llevar un registro certero de su actividad financiera, las empresas deben contabilizar todas sus operaciones, incluso los gastos que ya se han generado y que deberán pagarse en el futuro. Este tipo de gastos se acumula en el tiempo, tanto así que podría cerrarse el ejercicio fiscal sin que se haya pagado.

• Forman parte de los gastos devengados aquellos pasivos que se han acumulado a lo largo de un período financiero y que deberán pagarse al término de un plazo. Puede ser cada mes, trimestre o año
• Las cuentas por pagar son lo que se conoce en contabilidad como pasivos corrientes, porque se pagan en una fecha cercana

Puede interesarte: ¿Qué son las acumulaciones de cuentas por pagar?

Los gastos o pasivos acumulados son comunes en el entorno empresarial y son uno de los componentes elementales de la contabilidad devengada. Según esta clase de registro contable, los asientos de los gastos deben realizarse una vez que se haya incurrido en ellos, es decir, no hay que esperar a que se paguen para hacerlo.

Esto es así porque ya hay un compromiso adquirido, solo que no ha sido abonado. Es decir, el gasto se ocasionó en el instante en que se adquirió el compromiso de compra, sin importar si el desembolso se realizará a futuro.

Los gastos acumulados deben reflejarse en el balance general bajo la forma de asientos de ajuste o asientos contables devengados.

Tema relacionado: Cómo calcular el interés devengado

Las cuentas por pagar, a diferencia de los gastos devengados, son gastos continuos y deben pagarse a corto plazo, es decir, antes de que la empresa incurra en incumplimiento.

Un ejemplo de ello es la compra de mercancía a crédito. En este caso, el acreedor ha emitido una factura que vence un día específico y ha entregado la totalidad de los bienes.

En el caso de las cuentas por pagar, tanto la factura como el pedido han sido entregadas.

Supongamos que la empresa ABC recibe un pedido de 10.000 pesos mexicanos por cartuchos de tinta, tóner, papelería y otros suministros para la oficina. En conjunto con el pedido, el proveedor entrega una factura por el monto total más IVA que se debe pagar dentro de los 7 días siguientes a la entrega.

En el momento en que ABC recibe el pedido, el contador debe registrar un débito de 10.000 pesos en “cuentas por pagar” y, al mismo tiempo, un crédito de 10.000 pesos en “gastos de suministros de oficina”.

En el momento en que ABC haga el pago, el contador deberá registrar un débito de 10.000 pesos en la cuenta correspondiente -caja, efectivo, cuenta corriente, etc.- y un crédito del mismo monto en las cuentas por pagar.

Te puede interesar: ¿Qué es la cuenta Cuentas por Cobrar y por qué se utiliza?

Ahora bien, en el caso de los asientos devengados, el gasto se ha adquirido pero la factura no ha sido entregada.

Supongamos que la misma empresa (ABC) paga todos los meses un monto a la compañía eléctrica por su servicio. Sin embargo, la electricidad que consuma durante el mes de mayo se reflejará en la factura del mes de junio.

Aunque ABC adquirió el compromiso desde el mismo momento en que comenzó el mes de mayo, no pagará hasta tanto no llegue la factura. El contador, en este caso, puede hacer dos cosas:

• Calcular un aproximado del gasto devengado para reflejarlo basándose en los montos de los meses anteriores
• Prorratear el gasto devengado. Sería útil si el período de prestación de servicio es del 15 de mayo al 15 de junio, por ejemplo

Sea cual sea el método elegido, lo importante es que se registre el asiento devengado como pasivo y, una vez que se cancele, se ponga en cero para afectar los activos en efectivo y no tener errores en la contabilidad.