¿Qué es la cuenta Cuentas por Cobrar y por qué se utiliza?

Las cuentas por cobrar son una táctica para aumentar los ingresos, no obstante, representan un riesgo si no se manejan oportunamente.

La cuenta por cobrar es sinónimo de que la compañía maneja políticas de crédito, especialmente con sus clientes y aunque es una práctica para aumentar las ventas implica costos y riesgos que deben ser evaluados.

Cuando extiendes crédito a un cliente por determinado tiempo generas una cuenta por cobrar, aventajas a un competidor que no ofrezca crédito, sin embargo, entregas bajo una promesa de pago una mercancía que representa una inversión de dinero y esfuerzo, reconoces un ingreso que no ha entrado a caja hasta tanto materialices el cobro.

Otorgar crédito y asegurar la recuperación de tus cuentas por cobrar implica: el análisis de créditos, la gestión de cobranza, las provisiones para cuentas incobrables y una posible incobrabilidad, todos son costos y riesgos que debes asumir.

Un buen administrador financiero asegura el éxito del negocio mediante una adecuada gestión del activo circulante y los pasivos corrientes, optimizando así el flujo de caja del negocio. Lo cual, implica hacer un seguimiento riguroso de la cantidad de dinero que debes a tus proveedores, representado por las cuentas por pagar y el monto de dinero que te deben tus clientes, traducido en las cuentas por cobrar.

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Para Entrepreneur.com la cuenta por cobrar no es más que el dinero que deben pagar nuestros clientes por mercancías o servicios entregados a crédito. Cifra que se muestra en el balance general de la compañía como un activo corriente.

Según The Economic Times una cuenta por cobrar es la promesa de un pago futuro que la empresa recibirá por parte de sus clientes cuando estos hayan adquirido sus productos o servicios a crédito. Por lo general los plazos de crédito son cortos y van de unos pocos días hasta un año como máximo.

El total de las cuentas por cobrar de una empresa determina la cartera bruta de cuentas por cobrar, monto que representa el total de inversión de la compañía en mercancía otorgada a crédito a sus clientes.

A este valor de cartera de cuentas por cobrar se le estima una provisión o reserva para cuentas incobrables que puede ser genérica, calculada sobre determinado porcentaje del total invertido, o específica calculada para cada cliente u operación de acuerdo con su nivel de riesgo asociado.

La provisión para cuentas incobrables se deduce del saldo total de la cartera de cuentas por cobrar, lo que permite obtener el valor neto contable de las cuentas por cobrar o cuentas por cobrar netas.

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Cuando un cliente compra bienes o servicios a una empresa, que no necesariamente tiene que pagar de contado o por adelantado, se le puede permitir un cierto período de tiempo para consignar su pago. Con el fin de realizar un seguimiento de los clientes que han hecho compras, pero todavía no han pagado sus facturas, las empresas utilizan una partida de cuentas por cobrar.

En el detalle de cuentas por cobrar se registra al nombre del cliente o deudor, cuánto debe y cuándo se vence la factura.

Las empresas utilizan la información del detalle de cuentas por cobrar y los mayores deudores para enviar facturas precisas.

Un cliente no se limita a dar dinero a una compañía sin tener un registro de lo que debe. La sección de cuentas por cobrar del balance dice al área de ventas o cobranza de la empresa exactamente a quién cobrar la factura, así como el importe de la misma.

Sin ser capaz de generar un registro adecuado de lo que debe el cliente, la empresa no tiene ninguna esperanza de recabar el dinero adeudado, incurriendo con ello en problemas de cobranza y posible insolvencia.

El detalle de cuentas por cobrar de un balance general no sólo incluye la cantidad que el cliente debe por un producto o servicio, sino también información sobre cuándo el cliente debe pagar la cuenta.

Un contador o analista puede evaluar la calidad de la cartera de cuentas por cobrar y determinar si la empresa tiene que extremar la gestión de cobranza, contratar a una agencia de cobros, activar mecanismos legales o si el cliente todavía dispone de tiempo para pagar su factura.

A veces un cliente simplemente no paga su factura, no importa cuántas llamadas, mensajes o advertencias reciba. En ese momento la empresa debe tomar la decisión de simplemente renunciar a cobrar el dinero de ese cliente.

El registro de las cuentas por cobrar permite a la empresa identificar deudas incobrables y llevar a cabo las respectivas provisiones. La cuenta que se refiere al dinero que se adeuda, será cancelada contra las provisiones y se tomará como una pérdida que afecta el resultado del negocio.

Para evitar pérdidas por cuentas incobrables la empresa debe reforzar sus políticas de crédito, valoraciones de riesgo y gestiones de cobranza.