¿Qué es una cuenta auxiliar?

Cuando una empresa factura a sus clientes por servicios prestados o productos vendidos, por lo general mantiene un libro mayor de cuentas por cobrar, el cual mantiene un registro de la cantidad total de dinero que los clientes deben a la empresa. Para dar seguimiento del dinero que debe cada cliente, la compañía también mantiene libros de cuentas auxiliares.

Una cuenta auxiliar es la cuenta individual de un cliente que le debe dinero a una empresa. Las diversas cuentas auxiliares representan el valor total de las cuentas por cobrar. Cada una de estas cuentas aparecen en el libro mayor de la empresa, la cual es la lista maestra de las cuentas abiertas de los clientes. Cada vez que un cliente realiza un pago, las compañía actualiza la cuenta auxiliar, su entrada en el libro mayor y el saldo de las cuentas por cobrar.

La mayoría de las empresas mantienen registros individuales para cada cuenta auxiliar para asegurarse de que el saldo de las cuentas por cobrar es la correcta. Para verificar la precisión del balance, la compañía compara el total de los valores de las cuentas auxiliares con el valor total de las cuentas por cobrar. Si los valores no coinciden, la empresa examina cada entrada en el libro mayor para encontrar la discrepancia.

Las discrepancias entre las cuentas por cobrar y el libro mayor pueden surgir si un empleado hace cálculos inexactos sobre una o varias de las cuentas auxiliares. Las discrepancias también pueden ocurrir si un empleado transfiere los saldos de las cuentas auxiliares al libro mayor incorrectamente. Por último, puede ocurrir una discrepancia entre las cuentas por cobrar y el valor total de las cuentas auxiliares si un empleado suma incorrectamente los valores en el libro mayor. Si una empresa utiliza software para gestionar estos registros, las discrepancias suelen surgir cuando los empleados ingresan los valores de manera incorrecta.

Si una empresa descubre una inconsistencia entre el saldo en su cuenta de efectivo y su estado de conciliación bancaria, puede investigar la actividad en las cuentas subsidiarias para determinar el origen del problema. Los empleados que malversan recursos suelen ocultar sus crímenes al hacer cambios no autorizados a los saldos de las cuentas auxiliares. Si la empresa descubre una entrada fraudulenta, el estado de la cuenta auxiliar puede ser usado como evidencia en un juicio en contra del empleado.