¿Cuanto tiempo debe un negocio guardar los recibos de tarjetas de crédito?

Como empresa debes mantener ciertos tipos de documentos en los archivos, como registros de empleo y facturas, tanto para negocios como razones legales. En algunos casos, un comerciante también debe mantener copias de los recibos de tarjetas de crédito en la mano por un período de tiempo. Aprende cuándo es seguro arrojar éstos recibos en el curso de los negocios.

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Después de que un cliente compra un producto o servicio de tu empresa usando su tarjeta de crédito, por lo general debes darle un recibo impreso para sus registros (particularmente en el caso de una transacción cara a cara). El recibo contiene el monto de la transacción, el código de autorización y el nombre del titular de la tarjeta de crédito y un lugar para la firma del cliente. También guarda una copia del recibo firmado para tu registro.

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Si surge un caso en que el cliente se opone a la carga de la tarjeta de crédito de tu empresa, tu eres el responsable, como comerciante, para demostrar que es válido. Uno de los primeros artículos que el banco del cliente solicitará será una copia del recibo de la tarjeta de crédito asociado a la transacción. El prestador de servicios comercial también tiene que ver el recibo firmado con el fin de investigar la disputa en tu nombre. Si la controversia del cliente se aprobó porque no se puede proporcionar una copia del recibo de venta firmado, tendrás que pagar costosos honorarios de cargo al perder y también el importe de la venta, así como el producto o servicio que vendes.

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Debido a la posibilidad de conflictos de los clientes no es prudente deshechar recibos de venta de una tarjeta de crédito sólo porque la operación ha borrado tu cuenta de comerciante (incluso si ya has recibido los fondos de la venta). Los bancos suelen ofrecer a los clientes unos 60 días para impugnar un cargo por la Fair Credit Billing Act. Es una apuesta segura mantener el recibo de la tarjeta de crédito por lo menos tres meses. Si necesita los recibos de ventas específicamente por razones de negocios de renta de declaración de impuestos, manténlos a la mano durante al menos seis años.

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Si debes mantener los recibos de ventas, guárdalos en un lugar seguro y bajo llave, ya que contienen información confidencial de los clientes. Mantén estos datos sensibles fuera del alcance de los empleados y personas ajenas no autorizadas para evitar problemas con el fraude de tarjetas de crédito relacionadas o robo de identidad. Tu acuerdo de servicios de comerciante puede esbozar reglas específicas sobre cómo gestionar y almacenar datos sensibles de tarjetas de crédito para los clientes de acuerdo con las directrices de la Industria de Pagos con Tarjeta de Seguridad de datos estándar (Payment Card Industry’s Data Security Standard guidelines o PCI DSS). PCI DSS es una organización que proporciona orientación sobre la gestión de datos de clientes de tarjetas de crédito.