¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de recursos humanos?

La gestión de recursos humanos (HR, por sus siglas en inglés) es una función esencial, compleja y de gran densidad de información en todos los negocios. También está estrechamente regulada por las agencias federales y estatales. Por lo tanto, la tecnología de la información es una herramienta fundamental en la ordenación eficaz de los recursos humanos. Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS, por sus siglas en inglés) utiliza el poder de la tecnología de la información para capturar, almacenar, analizar e informar sobre todos los aspectos del recurso más importante de una organización: las personas. Un HRMS también se llama un sistema de información de recursos humanos (HRM, por sus siglas en inglés), sistema de gestión de capital humano (HCMS, por sus siglas en inglés) y la tecnología de información de recursos humanos (HRIT, por sus siglas en inglés).

Estos sistemas automatizan las funciones de gestión de recursos humanos cruciales: información de los empleados, nóminas, beneficios y apoyo a las decisiones. Un HRMS integra un conjunto de bases de datos relacionadas con las unidades de procesamiento funcionales, tales como la gestión de la contratación, el tiempo y los salarios, prestaciones y pensiones, gestión de los empleados y el aprendizaje. Por ejemplo, el tiempo de trabajo de los empleados se introduce en el sistema y se utiliza para pagar a los trabajadores, calcular y acumular beneficios, pagar impuestos, medir la productividad y capturar los costos de operación de recursos humanos.

Al implementar un HRMS, las empresas examinan sus procesos existentes y los mejoran para hacer el mejor uso del sistema de información. Un HRMS, junto con los procesos de flujo de trabajo racionalizado, mejoran el desempeño organizacional, reducen los costos y permiten que el personal de recursos humanos se centre en cuestiones de gestión de los empleados y el trabajo del proyecto.

Un HRMS simplifica las actividades de apoyo a las decisiones de gestión y presentación de informes ya que los datos almacenados en el sistema se pueden utilizar de muchas maneras. Los informes de recursos humanos estándar, como las horas trabajadas, las terminaciones y los resúmenes de nómina, se pueden utilizar para gestionar el negocio y planificar para el futuro. Además, los usuarios pueden desarrollar informes especiales de HRMS para identificar las tendencias y medir la eficacia operativa. Esto ayuda a la gestión de la toma de decisiones y a la planificación estratégica.

Los sistemas de gestión de recursos humanos generan los informes requeridos por las agencias federales y estatales. Estos informes pueden ser transmitidos electrónicamente a las agencias apropiadas, ahorrando tiempo y dinero. Por ejemplo, una empresa debe presentar ante la Equal Employment Opportunity Commission EEO-1 Employer Detail y el Informe de Síntesis y el Departamento de Enfermedades de Trabajo y Reporte de lesionados de forma regular.

Un HRMS puede ayudar a una empresa la gestión de un acuerdo sindical mediante el seguimiento de los años de servicio para las promociones, aumentos de sueldo y despidos. También ayuda a los problemas de rendimiento de los empleados del monitor de negocio y quejas.

El uso de una intranet, una red informática privada segura propiedad y operada por una empresa, el departamento de recursos humanos puede utilizar los HRMS para compartir información y comunicarse con la gente en toda la organización. Este enlace de intranet es el área de más rápido crecimiento de los sistemas de recursos humanos, ya que estimula la auto-servicio del empleado. Los empleados pueden entrar en sus horas de trabajo, inscribirse en cursos de educación continua, en programas de beneficios, actualizar sus datos personales y consultar sus vacaciones acumuladas y licencia por enfermedad sin tener que llamar o escribir al departamento de recursos humanos.

Un sistema de gestión de recursos humanos permite el intercambio de datos y la integración con otros sistemas empresariales esenciales, como la contabilidad, las finanzas y la gestión de la cadena de suministro. También soporta transferencia de datos con sistemas de terceros, tales como las compañías de seguros de salud y administradoras de fondos de jubilación, para compartir información de los empleados. Estos enlaces racionalizan el flujo de trabajo y reducen los costos operativos.