¿Cuáles son las ventajas de un libro mayor auxiliar?

Las compañías registran todas las operaciones de contaduría mediante libros mayores, o libros de contabilidad. Un libro mayor contiene los saldos de todas las cuentas que una empresa utiliza para el registro financiero y constituye la ubicación central para reportar las transacciones financieras. Un libro mayor auxiliar contiene información detallada de determinadas cuentas. El saldo de cada libro auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta correspondiente en el libro mayor. Existen varias ventajas cuando las empresas utilizan libros auxiliares.

Las empresas implementan varios tipos de libros auxiliares en sus sistemas de contabilidad. Los libros auxiliares comunes incluyen un libro mayor de cuentas por cobrar y un libro mayor de cuentas por pagar. Un libro mayor de cuentas por cobrar incluye cuentas individuales que se aplican a cada cliente individual. Cada venta de crédito se registra en la cuenta de cliente específica, junto con cada pago. Cada cuenta de cliente incluye un saldo actual. Los saldos actuales para todos los clientes se suman a las cuentas totales de saldo por cobrar. El libro mayor de cuentas por pagar incluye las cuentas individuales para cada proveedor. Cada factura recibida y cada pago realizado se registra para cada cuenta de proveedor específico. Cada cuenta de proveedor incluye un saldo actual. Los saldos actuales para todos los vendedores se suman a las cuentas del total saldo a pagar.

Una de las ventajas de utilizar un libro auxiliar es la información detallada mantenida en el libro auxiliar. Con cada proveedor que aparece en el libro mayor de cuentas por pagar se incluye información detallada de la transacción. El balance incluye todas las facturas, fechas de recepción, las cantidades en dólares y cada pago enviado por correo al proveedor.

Otra ventaja de utilizar un libro auxiliar gira en torno al nivel de control que tiene una empresa con respecto a la información financiera contenida en el libro auxiliar. Un libro mayor de cuentas por cobrar permite al gerente de crédito, y al personal que cobra las cuentas, controlar los saldos actuales de cada cliente. Cuando un cliente litiga un cargo, el personal de las cuentas por cobrar puede revisar las transacciones dentro de esa cuenta y determinar si la disputa es válida.

Limitar el acceso de los empleados a las cuentas determinadas proporciona otra ventaja del uso de libros auxiliares. Utilizando sistemas informáticos, las empresas pueden limitar el acceso de los empleados a las cuentas específicas de las que son responsables. Los otros empleados no tienen la capacidad de ver los detalles de las cuentas que figuran en el libro auxiliar. Esto permite a la compañía mantener la confidencialidad respecto a las cuentas de clientes o proveedores.