Cuáles son los riesgos y los controles internos relacionados con el proceso de dinero en efectivo

El dinero en efectivo constituye el alma del negocio. Las compañías dependen de él para cumplir con sus necesidades operativas y estratégicas. El efectivo le permite a la compañía pagar las cuentas, invertir en equipos y pagar deudas a largo plazo. Los clientes pagan sus facturas usando dinero en efectivo. Jugando el dinero un papel tan importante en la salud financiera de la compañía, la función del control interno es aún más importante. Las empresas se enfrentan al riesgo de errores en el manejo de efectivo o de fraude. Por lo tanto, incorporan controles internos para minimizar la ocurrencia de éstos riesgos relacionados con el dinero en efectivo.

Uno de los riesgos que enfrenta la compañía es la pérdida o el robo de dinero en efectivo. Esto sucede en los negocios que cobran directamente en efectivo, tales como los restaurantes o las tiendas minoristas. Los controles internos que minimizan los riesgos están centrados en la implementación de medidas de seguridad alrededor del dinero en efectivo. Éstos controles incluyen mantener el efectivo guardado en una bóveda o caja registradora, limitar la cantidad de personas que acceden al dinero y la realización de verificación de antecedentes de los empleados responsables del cuidado del mismo.

Otro de los riesgos que enfrentan las empresas es el robo de los empleados. Algunas personas roban dinero en efectivo de los negocios, ya sea quitándolo de las cajas registradoras o imprimiendo cheques de la compañía a su nombre. Los controles internos que minimizan este riesgo limitan el acceso de cualquier empleado al dinero en efectivo. Éstos controles incluyen asignar diferentes tareas a distintos empleados. Por ejemplo, un empleado podría registrar los cobros, mientras que otro realiza los depósitos bancarios. Otro control interno consiste en vincular a dos empleados juntos. Cuando éstos abren el correo electrónico para registrar los pagos recibidos, dos empleados trabajan juntos. Esto permite que cada uno verifique el trabajo del otro.

Algunas compañías enfrentan el riesgo de los empleados que no utilizan el efectivo según las normas de la empresa. Los controles internos para minimizar este riesgo se centran en sostener a los empleados responsables, e incluyen la documentación de todas las transacciones, tales como los depósitos o las transferencias, limitar la autorización de los empleados en función de los niveles de responsabilidad y asignar usuarios y contraseñas de seguridad a aquellos empleados autorizados. Esto le permite a la compañía hacer un seguimiento de los empleados que acceden a la cuenta de efectivo y al registro de las transacciones realizadas.

Todas las empresas enfrentan el riesgo de errores sin detectar. Estos errores se refieren a las equivocaciones incurridas por la empresa o por el banco que nadie capta. Los controles internos que minimizan este riesgo consisten en la conciliación y la revisión de la cuenta de efectivo a diario. Los empleados de la compañía deben corroborar los recibos de depósitos con los registrados en el libro de contabilidad de la compañía. También, la empresa debe realizar conciliaciones bancarias diarias para asegurarse de que los registros del banco coincidan con los suyos.