¿Cuáles son las responsabilidades de un departamento de compras?

El departamento de compras se encuentra en la mayoría de los negocios. Las grandes empresas crean este departamento para ahorrar costos en los suministros que se necesitan para llevar a cabo las operaciones diarias.

La mayor responsabilidad del departamento de compras es proveer a los otros departamentos con los materiales que necesitan para realizar las tareas requeridas. Incluso el departamento de recursos humanos requiere bienes para hacer su trabajo, como lápices, bolígrafos, computadoras y otros bienes. Cada material que una empresa utiliza, ya sea para producir un producto que vende o para documentar la venta de ese producto, tiene que pasar por el departamento de compras para recibir primero el material requerido.

El departamento de compras tiene mucha documentación que mantener y archivar como parte de sus requisitos de trabajo. Esos documentos incluyen papeleo de otros departamentos que piden material o productos que se necesitan para operar. La mayoría de los departamentos de compras utiliza lo que se llama "orden de pedido" cuando se piden productos y servicios. Esta orden la utiliza el departamento de contabilidad para que la empresa que provee el material pueda recibir su pago.

La mayoría de las empresas utilizan el departamento de compras para que las asesoren en proyectos de expansión o planeación. El departamento es una herramienta valiosa cuando se comienza este proceso. Puede asesorar sobre el costo de materiales así como ofrecer una proyección de costo para terminar los proyectos. El departamento contactará muchos proveedores y después determinará los productos mejores productos y el precio para cada artículo.

La mayoría de las empresas necesitan el departamento de compras para que mantenga un proceso de supervisión del inventario o reserva que necesita estar a la mano. Cada departamento, en especial en la industria manufacturera, utiliza mucho material en el proceso de producción. Se requiere una provisión mínima para el proceso de producción para continuar mientras se piden nuevos materiales. Supervisar el inventario y reserva ahorrará a la compañía mucho dinero a largo plazo.