¿Cuáles son los propósitos de las cartas comerciales?

A pesar de que tenemos Internet y el correo electrónico, las cartas comerciales siguen siendo documentos importantes. Una carta personal en las circunstancias adecuadas ayuda a tu empresa ya que muestra tu logo, enumera tus datos de contacto y tiene la firma de una persona real. Tu carta comercial debe ser clara, concisa y estar escrita en un estilo formal.

Si tienes una reunión con un cliente o proveedor y negocias los precios y los plazos de entrega, enviar una carta de negocios de seguimiento para confirmar los acuerdos logrados en la reunión es de vital importancia. Si los destinatarios tienen alguna inquietud, puedes hacer frente a ellas rápidamente, antes de la firma del contrato.

Después de entrevistar a los candidatos preseleccionados, envíales una nota de agradecimiento por su tiempo y hazles saber los resultados. Los empleadores a menudo le dicen a los candidatos que si no han oído hablar de la empresa dentro de dos semanas, no han tenido éxito. En aras de la cortesía y de la reputación de tu empresa, envía una carta formal con alguna retroalimentación; esto permitirá que el candidato que no tuvo éxito vea tu compañía de forma favorable. Todos las personas con las que entras en contacto venden tu negocio y si los candidatos que no tuvieron éxito le dicen a sus amigos que no consiguieron el trabajo, pero recibieron una carta agradable y servicial de tu empresa, entonces más personas van a saber sobre tu negocio y lo verán favorablemente.

Puedes utilizar Internet, el mercadeo viral y el correo electrónico para vender tu producto o servicio, pero una carta, que puede incluir una muestra o cupón de descuento, será bien recibida. Una carta es más probable que sea abierta y leída que un correo electrónico masivo, que podría fácilmente terminar en la sección de basura.

Ninguna empresa quiere quejas, pero lamentablemente se cometen errores y estás obligado a recibir la ocasional carta de queja. Si respondes a esta sin demora con una carta, obtendrás una ventaja para suavizar las cosas. Podrías ofrecer un gesto de buena voluntad o una indemnización si la queja está justificada. Si no es así, puedes proporcionar una explicación agradable de por qué no puedes apoyar la reclamación.