¿Cuáles son los procedimientos de auditoría para el ciclo de ventas y cobranza?

La auditoría es el proceso de evaluación y prueba de las transacciones financieras de la exactitud, relevancia y validez correspondiente a las operaciones comerciales de una compañía. Las auditorías pueden ser completadas internamente por el personal contable o por firmas externas de contaduría; las empresas de contabilidad proporcionan un análisis más profundo al auditar empresas financieras. Las auditorías se dividen generalmente en funciones de contabilidad, tales como cuentas por pagar, ventas o activos fijos y cobranzas. Las auditorías de ventas y cobranzas comprueban la información relacionada a la venta de bienes y servicios a los consumidores, y la cobranza de dichas ventas.

Una auditoría del ciclo de ventas consiste en seleccionar una muestra aleatoria de la información de ventas y compararla con los procedimientos contables que se encuentran en el manual de contabilidad de la empresa. Los auditores también compararán el manual de contabilidad de la compañía con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) para asegurarse de que no se han producido grandes violaciones a dichos principios. Otras medidas de prueba verifican que las ventas hayan sido realizadas a un individuo o empresa legítima externa, a las personas que controlan el papeleo y el proceso de aprobación para la realización de ventas, y que los montos o descuentos de ventas inusuales hayan sido debidamente autorizados. Después de completar estas funciones generales de auditoría, los auditores pueden seguir probando cada elemento de la muestra basándose en los procedimientos contables de la empresa. Estas pruebas adicionales asegurarán que las ventas estén correctamente registradas en el libro mayor y que no exista información errónea en la cuenta de resultados de la compañía en cuanto a ventas.

La auditoría de cobranzas consiste en verificar que el dinero que necesita ser cobrado del ciclo de ventas se esté haciendo de una manera eficiente y oportuna. El proceso de cobranzas, comúnmente conocido como cuentas por cobrar, es probado usando una muestra aleatoria similar a la auditoría de ventas. Los auditores miden los montos de las cuentas por cobrar a la mano, la antigüedad de las cuentas en el libro mayor, y el monto de deudas incobrables que la compañía está estimando. También se realizarán pruebas para asegurar que el dinero cobrado es registrado a las cuentas por cobrar correctas; esta prueba alerta a los auditores sobre prácticas contables fraudulentas, como malversación o robo.

Si un elevado número de muestras aleatorias contienen varias violaciones a las GAAP o a la política contable de la compañía, se probará una segunda muestra para determinar cuán persistentes son los errores en el proceso contable para los ciclos de ventas y cobranzas. Al completar la auditoría, se entregará una evaluación por escrito al personal administrativo, con recomendaciones para corregir cualquier violación de contaduría.