¿Cuales son las principales cualidades de un buen asistente personal?

Las cualidades son las características que distinguen y definen a las personas. Se necesitan para todo , desde cualidades para ser buen orador, hasta para ser el más exitoso CEO. Te ilustraremos sobre las cualidades de un buen asistente personal.

Es importante escoger a un buen asistente personal. Se trata de un perfil que debe cumplir muchas tareas de relevancia para que la persona a quien apoya esté bien preparada para cualquier evento.

Si has pensado contratar a un asistente personal debes saber cuales deberían ser sus principales cualidades. Esto te permitirá elegir al candidato más adecuado para que tu agenda profesional mucho más llevadera.

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Ellas pueden ser una característica natural e innata o algo adquirido con el paso del tiempo. Las cualidades pueden estar vinculadas a la calidad o a un cierto nivel de excelencia.

Una cualidad se refiere a la forma de ser que posee una persona, los atributos que tiene y sus virtudes, por tal razón, las cualidades tienen un valor positivo para la apreciación de la persona.

Podemos definir “cualidades” como rasgos positivos de una persona, que la distinguen, definen y capacitan. Además, las cualidades también definen a cualquier ser vivo y a todas las cosas en general, así sean objetos y pueden ser naturales o adquiridas.

Sin cualidades básicas es casi imposible que logres un buen desempeño en un ámbito laboral, por ejemplo, las habilidades de una secretaria ejecutiva se resumen en habilidad comunicativa, conocimientos técnicos y manejo del tiempo.

Normalmente la cantidad de cualidades en un individuo son muchas, algunas de ellas son complementarias entre sí.

Generalmente en una sola persona es posible distinguir distintas cualidades que pertenecen a distintos ámbitos o áreas. Están relacionadas con la personalidad, el carácter y especialmente, con las capacidades de las personas.

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Un asistente personal es alguien que apoya en la realización de las tareas diarias personales, dentro de una institución, empresa u organización.

Para Educaweb.com los asistentes personales son profesionales de confianza que proporcionan apoyo administrativo y personal a los altos ejecutivos o directivos.

Su función principal es permitir que los ejecutivos hagan un mejor uso de su tiempo al realizar parte de sus tareas, llevar sus agendas, entre otros.

Los asistentes administrativos son un gran recurso para los ejecutivos, profesionales de ventas e incluso las celebridades.

Ellos los contratan para:

• Gestionar sus citas, almuerzos, encuentros. 
• Redactar su correspondencia.
• Administrar sus redes sociales. 
• Programar reuniones.
• Hacer  y recibir llamadas, atender visitantes.
• Administrar la agenda.
• Recordar eventos.
• Investigar algún asunto de interés particular por parte del jefe. 

En fin realizar muchas tareas importantes y ahorrar parte de su tiempo con el fin de que su jefe pueda concentrarse en cosas más relevantes.

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La principal diferencia con una persona que realiza funciones de secretaria es que el asistente personal se ocupa también de la organización de cuestiones personales, como por ejemplo, viajes familiar, contactos, redes sociales, entre otros.

Lo que un asistente administrativo hace más allá de una secretaria es:

• Atender sus llamadas telefónicas con cierta autonomía en asuntos triviales.
• Contestar correos electrónicos. 
• Gestionando agenda.
• Atender la logística personal: alojamientos, comidas, cafés, aperitivos, traslados, compras.
• Mantener al día y administrar los perfiles en redes sociales.
• Priorizar y concertar citas en nombre del directivo/a. 
• Investigar y resumir la información de interés para su jefe. 

Los asistentes personales se ocupan de programar de las reuniones y pueden representar a su gerente en algunas reuniones, en su defecto se encargan de llevar las minutas de las reuniones de forma efectiva.

En el ámbito personal organizan los viajes o reuniones privadas, así como preparar los itinerarios y hacer las reservas en los hoteles.

El asistente personal debe tener la capacidad de categorizar y “filtrar” las comunicaciones para que sólo le llegue al directivo los puntos que considera importantes.

Distribuyen el resto de peticiones a las personas o departamentos apropiados.

Los asistentes personales suelen tener cierta autoridad de tipo “referida” dentro de la empresa y los sistemas de organización de la oficina; incluso deben delegar muchas tareas de oficina a otras personas.

Pueden encargarse de buscar y capacitar a otros quienes deberán involucrarse en las tareas de su día a día.

Algunos asistentes personales se encargan de la organización de conferencias y eventos para la empresa o el directivo, realizando funciones de relaciones públicas o de comunicación corporativa (redactando comunicados de prensa).

Además, deben asegurarse de que su jefe esté bien preparado para las reuniones.

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Un buen asistente personal debe reunir cualidades comunicacionales, proactividad y asertividad en la solución de conflictos y problemas , adaptabilidad y flexibilidad; sin dejar de lado experiencia y conocimientos técnicos. Veamos algunos detalles.

• Habilidades comunicacionales:

Un asistente personal se comunica con otras personas constantemente, creando citas y reuniones, realizando otras tareas relacionadas con el negocio. Debe ser capaz de comunicarse con claridad para evitar cualquier malentendido.

Es interlocutor de su jefe, interactúa con invitados, proveedores, clientes, accionistas, otros ejecutivos y miembros de la estructura jerárquica, medios de comunicación, redes, en fin es portavoz y relacionista debiendo mantener siempre cordura, elocuencia y simpatía.

Debe dominar habilidades humanas.

• Habilidades organizativas:

Un asistente personal debe poseer excelentes habilidades para la organización. y prestar atención a los detalles.

Debe saber gestionar las redes sociales, el calendario, programación de citas, llamadas telefónicas, escribir mensajes, correo electrónico y realizar otras actividades que requieran cuidado y precisión.

De la misma forma, debe ser capaz de distinguir y manejar los elementos de alta prioridad.

• Habilidades computacionales:

Un asistente personal sabrá cómo utilizar el software de procesamiento de textos, correo electrónico, aplicaciones tipo agenda y calendario de eventos, la programación de software y otras App’s que le ayudan a llevar a cabo sus funciones y las de su asistido.

También debe ser capaz de utilizar el internet con habilidad, incluyendo la capacidad de investigación, análisis y redacción.

• Trabajo bajo presión:

Un asistente personal debe filtrar llamadas y visitantes, atendiendo múltiples casos a la vez. Esto libera al jefe para concentrarse en temas más importantes y urgentes.

El asistente debe manejar situaciones difíciles y resolver los problemas, debe perfeccionar sus habilidades mientras trabaja en un entorno real.

Se necesita tiempo para aprender cómo aplicar el aprendizaje académico y los conocimientos teóricos a situaciones reales de trabajo en donde puede haber varias dificultades.

Otras cualidades y habilidades de un asistente que debemos considerar son:

• La cualidad de la prudencia y ser una persona confiable

Debe poseer tacto y discreción ya que maneja información confidencial, tener prudencia con la información que transmite.

Debe poseer confianza en sí mismo y un buen juicio, por cuanto el cargo que ocupa es de extrema confianza y tiene acceso a información reservada.

• La cualidad de la comunicación verbal

Es fundamental que el asistente personal posea cualidades en el área de la comunicación verbal, es decir debe poder comunicarse de una manera agradable y profesional.

Siempre debe tener amabilidad y cortesía para recibir visitantes y servir de enlace entre clientes y directivos aún bajo situaciones de estrés y presión.

• La cualidad de la comunicación escrita

Es necesario que un asistente personal tenga cualidades en el área de la comunicación escrita, es decir, la capacidad de analizar la información y de presentar resúmenes de forma clara y concisa, escribir reportes y resúmenes ejecutivos.

Debe saber elaborar todo tipo de comunicaciones como cartas comerciales, cartas de intención y hasta apelaciones y reconsideraciones.

• La cualidad de la iniciativa y proactividad

Es importante que el asistente personal que sea un individuo con iniciativa y cuente con la plena confianza de su superior o jefe para poder trabajar de forma autónoma, sin la intervención de éste.

• La cualidad del procesamiento de datos

El asistente personal debe poseer cualidades en el manejo de procesamiento de textos, con la posibilidad de utilizar redes sociales y comunicaciones, correo electrónico, hojas de cálculo y software de presentación.

Todo asistente debe tener la capacidad de entender cómo funciona su organización, por ejemplo, la función de cada departamento y la relación entre diferentes departamentos o la relación de la empresa con los clientes.

La cualidad de ser una persona que busca soluciones a los problemas o que innova.

Un asistente personal debe tener cualidades de resolución de problemas, mantener la calma bajo presión, con personas difíciles o las que puedan ser objeto de controversia.

La cualidad de aprender cosas nuevas rápidamente. Es necesario que el asistente personal posea cualidades en el área de investigación, para recopilar cualquier tipo información o dato requerido con urgencia.

La cualidad de no temer e intentar cosas nuevas, aunque sean arriesgadas, flexibles para hacer frente a las nuevas tareas a medida que surgen.

También un buen asistente personal debe tener la cualidad de saber delegar tareas a los empleados y de supervisar al personal en ausencia del gerente.

En fin, habilidades humanas, comunicaciones, buen juicio, tacto y profesionalismo son el sello de un buen Asistente Personal.