¿Cuáles son los objetivos de la presupuestación de capital?

Los presupuestos de capital son los documentos clave de control en lo que respecta a la planificación financiera para las inversiones a largo plazo, como por ejemplo las compras de equipos y de tierras, renovaciones o nuevas construcciones. El presupuesto de capital identifica cuánto se gasta en todo el proyecto, y hace el seguimiento de cada uno por separado. En él se explica cómo el negocio va a pagar por el proyecto de inversión y determina el tiempo de recuperación de la inversión y el método.

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El presupuesto de capital permite a los planificadores del proyecto definir el ámbito financiero de un proyecto. Debido a que el presupuesto de capital se establece mucho antes de que comience el proyecto, este explica cuánto dinero tiene previsto la empresa invertir en cada aspecto individual del proyecto. Por ejemplo, con una renovación, se determina la cantidad que se está dispuesto a gastar en la mejora de la accesibilidad de discapacitados o en la instalación de unidades de calefacción de bajo consumo. El presupuesto de capital también determina el alcance del mismo en términos de la duración del proyecto, ya que este tiene en cuenta también los presupuestos para el trabajo y el tiempo de inactividad potencial.

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Mientras que el presupuesto de capital explica los detalles de los gastos del proyecto, también detalla la fuente del dinero para pagar el proyecto. Estas fuentes pueden incluir una cuenta de inversión de capital, dinero en efectivo, préstamos bancarios o del gobierno y donaciones sin fines de lucro u ofertas de acciones. Muy a menudo, un proyecto requerirá de una combinación de fuentes de financiación. El proceso de presupuestación de capital identifica cuánto dinero se necesitará de cada fuente y los costos asociados con el uso de este método de financiación.

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Un elemento importante del presupuesto de capital es la determinación del tiempo de amortización del proyecto. La mayoría de las empresas que esperan tener un nuevo edificio, nuevos equipos o una renovación pagaran eventualmente por sí mismas. Algunos proyectos se pagan por sí mismos más rápido que otros. Como hay varias formas de calcular el método de amortización, en algunos casos con el valor actual del dinero y la inflación, el presupuesto de capital tendrá que identificar el método que la empresa tiene previsto utilizar. También incluirá una estimación del tiempo en que la empresa tendrá un retorno de su inversión de capital.

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Los presupuestos de capital actúan como documentos de control a lo largo de la vida del proyecto. A medida que el proyecto avanza, los responsables del proyecto hacen seguimiento a los costos y tratan de asegurarse de que el proyecto se ajusta al presupuesto. Cuando hay costos excesivos o por debajo de los rangos, los responsables del proyecto deben proporcionar explicaciones por las variaciones y la empresa debe asegurarse de que tiene el dinero para completar el proyecto. Generalmente un presupuesto de capital para un proyecto específico se mantiene hasta que el periodo de recuperación esta completo.

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Los presupuestos de capital también se utilizan para las compras de capital que están en curso. Estas incluyen grandes reparaciones, actualizaciones de computadores y mantenimiento preventivo. Debido a que algunos gastos se producen en casos de emergencia, el presupuesto de capital permite a una empresa estar preparada en caso de crisis y no tener que incurrir en deudas adicionales. Este tipo de presupuesto de capital crea un fondo que reserva el dinero para los gastos de capital necesarios, ya sea que se puedan anticipar o no.