¿Cuáles son los objetivos de la gestión de compras?

La gestión de materiales es necesaria para cualquier empresa. Tener una sede acondicionada con los equipos y suministros de oficina adecuados es imprescindible para el funcionamiento del departamento de ventas. Disponer de un inventario con materias primas de calidad está relacionado con una producción óptima y eficiente; y la adquisición de productos y servicios a costos reducidos impacta positivamente en las finanzas de las compañías.

Por ende, tener un departamento de compras que cumpla con sus objetivos es fundamental para la cadena de suministro y el desarrollo de cualquier actividad económica, ya sea dentro del sector retail, ecommerce o de servicios. Pero, ¿cuáles son los objetivos de compras? ¿De qué debería encargarse este departamento?

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El departamento de compras es el área o sector de la empresa u organización que se encarga de la gestión de suministros. Su principal objetivo es identificar los recursos y materiales esenciales para mantener la cadena productiva y las operaciones asociadas con la compañía, como la vigilancia, el transporte y entrega de pedidos, las ventas, entre otros. Un buen gerente de compras debe encargarse de:

• La adquisición de bienes físicos.
• El correcto manejo de la información.
• El análisis de riesgos ante la falta de recursos.
• La implementación de sistemas de compras eficaces.
• El mantenimiento y la compra de equipos y máquinas.
• La sistematización y automatización del proceso de compras.
• El pago de servicios esenciales, como la electricidad o el Internet.
• La reposición del inventario, materia prima y suministros de oficina.
• La compra o alquiler de bienes inmuebles, como oficinas, locales y depósitos.

Para cumplir con sus deberes, el departamento de compras necesita cubrir ciertos objetivos principales. Esto es de suma importancia porque el funcionamiento saludable de la empresa depende, necesariamente, de una buena gestión de materiales. Veamos los objetivos de compras más comunes:

#1 Reducir costos e identificar oportunidades de ahorro

No se trata solo de comprar, sino de cómo hacerlo. Analizar las diferentes opciones que ofrece el mercado y sus beneficios es esencial para el departamento de compras. No hablamos -necesariamente- de adquirir productos al precio más bajo -porque la calidad también importa- sino de negociar tratos con ventajas atractivas para la empresa.

Este objetivo está íntimamente relacionado con la identificación de las oportunidades de ahorro porque el departamento debe ser capaz de analizar el mercado y anticipar ofertas, aprovechar los incentivos y beneficios extra que ofrezca un proveedor con respecto a otro, disminuir los costos de envíos, prolongar el pago o conseguir crédito y organizar el inventario para comprar solo lo necesario, es decir, sin gastar más de la cuenta.

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#2 Diversificar los pedidos para evitar contratiempos

Elegir un solo proveedor para grandes lotes de mercancía es una apuesta arriesgada. Por eso los departamentos de compras deben incluir dentro de sus objetivos la diversificación de proveedores. ¿Qué quiere decir esto? Que, en aras de prever cualquier contratiempo o retraso, tienen que elegir dos o más empresas y distribuir los pedidos entre ellos.

De esta forma, si uno de los mayoristas sufre algún imprevisto, la cadena productiva no se paralizará y se tiene un margen de tiempo para realizar una compra de emergencia antes de que afecte directamente el desarrollo de la actividad económica de la empresa.

#3 Calidad y cantidad en el momento perfecto

Como decíamos, los objetivos de compras no se limitan a comprar por el sencillo hecho de hacerlo. Es esencial que elijan productos, servicios y materiales de la calidad adecuada para que esto se refleje en el producto final; pedir la cantidad de unidades necesaria para cubrir con las operaciones; considerar un margen de error; y calcular un precio medio que no supere las proyecciones financieras y que no ponga en riesgo a otros departamentos de la empresa.

Además, las compras deberán hacerse en el momento justo. Si se ordena un pedido muy tarde, se retrasará la cadena de producción de la compañía. Si se hace con demasiada anticipación, la empresa podría tener problemas de liquidez para afrontar otros compromisos financieros, como el pago de los sueldos y salarios.

#4 Implementar sistemas de automatización

Trabajar con programas informáticos especializados es clave para que los trabajadores puedan cumplir con los objetivos de compras. Esto les ayudará a mantener un canal de comunicación abierto con ventas, producción y los altos cargos. Además, con este tipo de herramientas se puede supervisar de forma eficaz y rápida el inventario y anticipar pedidos a futuro.

Por tanto, los sistemas de compras computarizados se han convertido en una pieza fundamental de cualquier empresa y el departamento de compras es el usuario que más se beneficia de ellos. A fin de cuentas, esta clase de programas informáticos disminuye los errores humanos, simplifica la elaboración de informes, mejora el procesamiento de pedidos, facilita la creación de un método de compra eficaz y permite hacerle seguimiento a cada una de las tareas del departamento.

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#5 Innovar para hacer crecer a la empresa

La innovación no solo le corresponde a los empleados de producción, ventas o de investigación. El departamento de compras también puede apoyar y dar su aporte para ayudar a que la actividad de la empresa se expanda. Para hacerlo, los trabajadores de compras deben mantenerse en estrecha colaboración con los demás departamentos de la compañía, ya que ellos conocen los precios de los materiales y pueden proponer ideas que permitan refinar la fabricación o disminuir los costos de producción y venta.

Su participación incluso podría permitir el lanzamiento de productos low-cost o de gama baja para alcanzar a un mayor número de compradores. Por ejemplo, Apple, Xiaomi y Samsung -solo por nombrar algunos- cuentan con tres líneas de productos. Los teléfonos y tabletas de gama baja normalmente son elaborados con materiales más económicos o que tienen diferentes acabados a los de gama alta. Puede que la creación de esta línea nueva de productos no hubiera podido hacerse sin el departamento de compras.