¿Cuáles son las fases básicas de la contabilidad?

La Contabilidad, es una disciplina que puede ser vista como una rama de la economía. Se encarga del reconocimiento, registro, clasificación, ordenamiento resumen y presentación en términos monetarios de todas la transacciones económicas y financieras de una entidad, sea persona física (natural), moral (jurídica) o gubernamental.

Para garantizar la integridad de la información presentada en los estados financieros, así como la estandarización de los procesos de registro y reconocimiento de las partidas contables, la contabilidad se rige por normas y principios estrictos de aceptación general, normativas de rigor nacional e internacionales como lo son los principios de contabilidad generalmente aceptados y las Normas Internacionales de Información Financiera (o NIIF en inglés IFRS)

La contabilidad financiera, por ejemplo, se encarga de forma casi exclusiva de la preparación y presentación de la información contable a través de los estados financieros. La contabilidad gubernamental, permite conocer la posición financiera de un país. La contabilidad presupuestaria mide la ejecución del presupuesto de una nación.

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En el ámbito privado, un negocio o empresa por pequeño que sea, no puede manejarse sin el necesario control que implica el registro contable de todas sus operaciones.

El fin último de la contabilidad, es resumir y presentar en forma de estados financieros la situación económico-financiera de una entidad, como insumo en la toma de decisiones gerenciales vitales para la continuidad y crecimiento del negocio.

La correcta interpretación y análisis de la información proporcionada por la contabilidad, da pie a la toma de decisiones trascendentes por parte de Gerentes, potenciales inversores, potenciales acreedores, analistas financieros, instituciones públicas y entes de fiscalización e impuestos.

Para lograr lo anterior, la contabilidad se vale de cuatro fases o etapas básicas: el registro, la clasificación, la síntesis, y la interpretación de los datos financieros.

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La comunicación puede no ser formalmente considerada como una de las fases de contabilidad, pero es un paso crucial.

Toda la información contable, debe ser comunicada debidamente a los grupos de interés para su posterior análisis. Las normas internacionales exigen que los estados financieros cumplan con un principio de “revelación suficiente” y por tal deben comunicar con suficiente detalle, por la vía de la “notas de revelación” o notas complementarias.

Veamos ciertas generalidades de las cuatro fases básicas de la contabilidad o proceso contable.

El registro es una fase básica de la contabilidad que también se conoce como la contabilidad de libros. En esta fase, todas las transacciones financieras se registran de manera sistemática y cronológica en los libros apropiados o sistemas contables.

Los registros contables son los documentos y libros que son la base en la preparación de los estados financieros. Estos incluyen registros contables de los activos, pasivos, libro diario, libro mayor, de inventarios, de compras, facturación, entre otros documentos de apoyo como las facturas y conciliaciones de bancos.

La fase de clasificación de la contabilidad, consiste en reconocer, ordenar y agrupar elementos similares bajo un nombre designado, categoría o cuenta.

Esta fase se vale del análisis sistemático de los datos registrados, a través del cual todas las transacciones se agrupan debidamente en subcuentas y cuentas debidas.

Esta fase trae consigo implicaciones y juico crítico como por ejemplo, la correcta categorización de un egreso como costo directo, indirecto o gasto, la categorización de un pasivo como corriente o de largo plazo, un desembolso para mejorar el negocio como gasto o cargo diferido.

Todo lo anterior en apoyo y observancia de las normas y reglamentos nacionales e internacionales.

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La fase de síntesis de la contabilidad, implica ordenar y resumir los datos después de cada período contable.

Período que puede ser un mes, un trimestre, el semestre o a lo sumo al año. Los datos deben presentarse de manera que sea fácil de entender y utilizar tanto por los usuarios externos como por los usuarios internos de documentos como balances de comprobación, cortes financieros, estados financieros, detalles de cuentas y subcuentas así como otros reportes contables.

Muchos de los anteriores reportes pueden ser generados por un buen sistema contable, sin embargo se requiere de personal bien formado para el correcto registro y clasificación previos.

La fase de interpretación es el proceso contable relativo al análisis de los datos financieros, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones.

Esta última función interpreta los datos registrados en una manera que permite a los usuarios hacer juicios significativos con respecto a las condiciones financieras de un negocio o una cuenta personal, así como el resultado de la operatividad de negocio.

Estos datos se utilizan para preparar los futuros planes y políticas, para ejecutar planes financieros, tomar correctivos de ser el caso o aprovechar las ventajas de solvencia, crecimiento en ventas y buenos márgenes que se revelan en los estados financieros.