¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

Proyecto es un término amplio que aplica a diversidad de contextos, un proyecto puede ser una obra civil, un desarrollo informático, una obra social, una Startup, invertir en la bolsa. Para circunscribir la palabra proyecto o darle contexto se suele acompañar de un adjetivo como: proyecto social, proyecto civil, proyecto industrial, proyecto de inversión, proyecto de vida, proyecto escolar, proyecto de grado, entre otros.

Para la OBS Business School un proyecto se puede concebir como una idea, un conjunto de actividades, un procedimiento o un documento, según los objetivos y enfoque que adopte quien lo formula y ejecuta.

De modo general podemos definir un proyecto como un conjunto de actividades ordenadas o sistematizadas para lograr un fin concreto o unos objetivos específicos.

En el ámbito empresarial un proyecto es un factor clave para conseguir el éxito. Iniciar una empresa, comprar una maquinaria, ampliar una instalación, lanzar un nuevo producto al mercado, son fines que demandan una importante inversión de fondos. Una inversión de esa naturaleza se planifica y se sustenta por la vía de un proyecto.

Un proyecto es puntual, tiene un ciclo de vida que se inicia con la idea o necesidad y finaliza o sucumbe con un cierre o entrega del proyecto.

Cuando hablamos de etapas de un proyecto, algunos expertos en el área discriminan desde cuatro a seis etapas, pero en términos generales podemos decir que son cinco:

• Idea o iniciación
• Planificación o formulación
• Ejecución
• Control o seguimiento
• Cierre

Revisemos cierto detalle de las etapas de un proyecto.

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De acuerdo con projectsmart.com, cada etapa del proyecto se compone de una serie de actividades que sistemáticamente implican avances en el mismo, de la mera idea o propósito, pasando por su planificación, ejecución, evaluación y cierre.

Todo proyecto se concibe con una idea o necesidad. Esta se canaliza mediante un plan de proyecto inicial, a través del cual, un líder de proyectos o administrador de proyectos define un alcance, propósito o serie de objetivos, un presupuesto inicial y un cronograma.

Para dar los primeros pasos de cara a la formulación el proyecto, el líder o administrador designa un grupo de trabajo involucrando un representante de las áreas interesadas, con quienes discute el plan de proyecto inicial.

Los interesados ​​deben ponerse totalmente de acuerdo sobre todos los aspectos del proyecto. Para la etapa de iniciación, se discuten y aclaran: la razón del proyecto, el alcance y las expectativas de las partes interesadas.

Es importante no precipitar esta etapa. Si los miembros de los grupos de interés se toman su tiempo para proyectar y esbozar los beneficios del proyecto, habrá una mayor probabilidad de éxito. Si la etapa de iniciación se lleva a cabo pobremente, el proyecto tiene una alta probabilidad de fracasar pues no hay claridad en el alcance y objetivos.

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La planificación es la siguiente etapa en el proceso, es clave para que proyecto cumpla sus objetivos.

Formalizar y completar un plan de proyecto implica una previsión de actividades, recursos, costos y responsables que redundará en una adecuada ejecución y control.

En ocasiones para ahorrar tiempo se busca ir de lleno a la implementación con nada más que un bosquejo inicial del proyecto. Los equipos que se inician sin un plan con frecuencia tienen problemas o desfases con el tiempo, el dinero y otros obstáculos que podrían haber sido previstos o resueltos con una planificación formal.

Partiendo del plan de proyecto inicial, involucra a las partes interesadas buscando desarrollar los documentos necesarios para una adecuada previsión. Para brightwork.com una planificación formal de un proyecto debe dar cuenta de:

• Previsión de todos los costos
• Concretar el alcance
• Definir cada una de las actividades necesarias y tiempos de ejecución (cronograma)
• Parámetros de calidad
• Criterios de comunicación
• Previsión  de riesgos
• Detalle de los recursos
• Responsables
• Métricas, indicadores para medir el avance.

Llevar a cabo el plan es llamado la etapa de ejecución. Es la etapa “divertida” del proyecto, o por lo menos la más gratificante.

Durante la ejecución cada responsable o miembro del equipo de trabajo debe estar consciente de su rol y responsabilidades y los hitos de cada tarea o actividad. Pues este es el punto donde la mayoría de las tareas del proyecto se llevan a cabo.

El director o analista de proyectos, en paralelo al equipo de ejecución debe supervisar o evaluar todo el proceso.

El control del proyecto También se conoce como la fase de seguimiento y control, esto es cuando el gerente, administrador o analista de proyectos debe supervisar y dirigir todos los aspectos del proyecto.

Es aquí donde se implementan las métricas, indicadores y otras técnicas de evaluación de proyectos para descartar posibles desfases o desvíos en tiempo, recursos y esfuerzo humano a fin de asegurarse de que el proyecto va por buen camino de cara a la consecución de sus objetivos previstos.

La comunicación es la clave en el seguimiento, ya que los avances, los riesgos y los problemas deben ser reportados.

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También conocida como cierre o entrega, la conclusión del proyecto se debe hacer correctamente. El proyecto podría continuar indefinidamente sin una declaración oficial que diga esencialmente "misión cumplida."

Los clientes y las partes interesadas deben estar todos de acuerdo en que el proyecto ha cubierto satisfactoriamente los objetivos previstos.

Un cierre se materializa con una sesión de trabajo donde se presentan los resultados, los hallazgos a nivel de evaluación y seguimiento, se elaboran y se firman las minutas y formatos de conformidad.